Wirtualne biuro a rejestracja podatnika VAT

Autorem artykułu jest radca prawny Jakub Bonowicz oraz aplikant radcowski Radomir Studziński.
Wszelkie prawa zastrzeżone.

Jeśli potrzebujesz pomocy prawnej od radcy, skontaktuj się przez ten formularz :
ZADAJ PYTANIE RADCY PRAWNEMU

W niniejszym artykule postaramy się odpowiedzieć na pytanie, czy posiadanie przez firmę siedziby w wirtualnym biurze może stanowić podstawę odmowy jej rejestracji jako podatnika VAT przez urząd skarbowy.

Urząd musi zarejestrować

Jak to zwykle bywa w kwestiach prawnych, zacząć należy od przeczytania właściwego przepisu ustawy o VAT.

Art. 96 ust. 4

Naczelnik urzędu skarbowego rejestruje podatnika jako "podatnika VAT czynnego", a w przypadku podatników, o których mowa w ust. 3 - jako "podatnika VAT zwolnionego", i na wniosek podatnika potwierdza to zarejestrowanie.

W niniejszym przepisie podkreśliłem słowo "rejestruje". Dlaczego? Uważny czytelnik zapewne zwróci uwagę na to, iż nie użyto tutaj formuły "może zarejestrować" czy też "rejestruje, jeżeli ...". Przeciwnie – nasz ustawodawca wprost nakazuje organowi podatkowemu (naczelnikowi US) zarejestrowanie podatnika jako podatnika VAT czynnego, nie pozostawiając mu co do zasady swobody decyzyjnej. W literaturze prawniczej mówimy, iż organ podatkowy działa w ramach tzw. związania administracyjnego ("organ rejestruje" równa się "organ musi zarejestrować"). Jego przeciwieństwem jest tzw. uznanie administracyjne ("organ może, ale nie musi zarejestrować").

W praktyce podaje się jednak przypadki, gdy urząd skarbowy może mimo wyraźnego nakazu wypływającego z przepisu prawa odmówić rejestracji, to jest:

1. gdy brak jest podatnika (przy czym chodzi tutaj o podmiot, który nie został wpisany do żadnej ewidencji, np. ktoś składa wniosek o rejestrację jako podatnika VAT rzekomej spółki zoo, która nie została w ogóle zarejestrowana w KRS i nawet nie została założona);
2. gdy zgłoszenie dokonywane jest w imieniu osoby nieżyjącej;
3. w sytuacji gdy podatnik jest już zarejestrowany jako podatnik VAT.

Jednoznacznie potwierdzają to aktualne komentarze do ustawy o podatku od towarów i usług (pod red. prof. W. Modzelewskiego – wyd. 11 2016, komentarz do art. 96, źródło: Legalis oraz pod red T. Michalika, wyd. 2016, komentarz do art. 96).

Reasumując, na gruncie prawa krajowego nie istnieje możliwość odmowy rejestracji podatnika jako podatnika VAT czynnego ze względu na posiadanie siedziby i miejsca prowadzonej działalności opodatkowanej w tzw. wirtualnym biurze.

A co mówi na ten temat prawo unijne ?

Odwołując się natomiast do prawa wspólnotowego, należy mieć przede wszystkim na względzie art. 22 ww. Rozporządzenia Rady (UE) nr 904/2010 w zakresie dostaw wewnątrzwspólnotowych. Stosownie do powoływanego przepisu państwa członkowskie wdrażają procedury weryfikacji danych przekazywanych przez podatników na potrzeby identyfikacji do celów VAT. Tego typu uprawnienia powinny przysługiwać krajowym organom podatkowym zgodnie również z orzecznictwem Trybunału Sprawiedliwości.

W wyroku z 14 marca 2013 r. w sprawie C-527/11 Ablessio Trybunał Sprawiedliwości wskazał, że :

Organ skarbowy państwa członkowskiego nie może odmówić nadania numeru identyfikacji podatkowej do celów podatku od wartości dodanej spółce z tego tylko powodu, że w mniemaniu tego organu nie posiada ona środków materialnych, technicznych i finansowych do wykonywania zgłaszanej działalności gospodarczej.

Choć wprost nie ma tutaj mowy o wirtualnym biurze, to jednak nie sposób nie dostrzec zbieżności próby rozumowania przedstawionej w tym wyroku przez organy podatkowe z rozumowaniem polskich US. Bo przecież najczęściej Naczelnik twierdzi właśnie, iż fakt posiadania siedziby tylko w biurze wirtualnym wyklucza istnienie środków materialnych, finansowych czy technicznych niezbędnych do wykonywania działalności opodatkowanej.

Mając zatem na uwadze prawo wspólnotowe, organy podatkowe mają prawo odmówić zarejestrowania podatnika VAT tylko wówczas, jeżeli przeprowadzą przekonywujący wywód (logiczny i poparty zgromadzonymi dowodami zebranymi w postępowaniu zapewniającym czynny udział podatnika) uprawdopodabniający, że rejestracja taka zostanie wykorzystana do popełnienia oszustwa podatkowego. Brak środków technicznych i finansowych do wykonywania zamierzonej działalności czy też posiadanie wyłącznie "wirtualnego biura" zamiast siedziby, w której działaliby (i byliby dostępni dla kontrahentów oraz organów podatkowych) członkowie zarządu lub inne osoby mające realny wpływ na działalność nie mogą być wyłącznymi elementami wskazującymi na prawdopodobieństwo oszustwa.

Ciężar dowodu tego, iż celem rejestracji w VAT jest popełnianie oszustw podatkowych spoczywa na organie podatkowym. A dowodem na to z pewnością nie jest samo posiadanie siedziby w wirtualnym biurze.

Sądy administracyjne potwierdzają

Pogląd taki został zaprezentowany również przez Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 5 sierpnia 2014 r., II FSK 3549/13, który obecnie jest ugruntowanym w orzecznictwie innych sądów administracyjnych m. in w aktualnym wyroku WSA w Krakowie z dnia 14 lipca 2016 roku I SA/Kr 516/16:

"wskazanie w dokumentach VAT-R lub NIP-8 jako siedziby "wirtualnego biura" nie może być jedyną okolicznością uzasadniającą odmowę rejestracji jako podatnika VAT."

Mając powyższe na uwadze, wskazać należy, że organy podatkowe podejmujące czynności sprawdzające po otrzymaniu zgłoszenia rejestracyjnego VAT przede wszystkim badają czy podatnik reaguje na wezwanie i czynnie uczestniczy w czynnościach sprawdzających. W konsekwencji badają czy nie jest on podmiotem fikcyjnym – posiada realną infrastrukturę osobową, umożlwiającą działanie w jego imieniu. Wbrew pozorom, w praktyce każdy rodzaj działalności gospodarczej, o ile nie sprzeciwiają się temu przepisy szczególne, może być prowadzony przez podmiot posiadający siedzibę w wirtualnym biurze. Może to odbywać się przykładowo przez podwykonawców, posiadających odpowiednie środki techniczne i materialne.

Ponadto, problem w praktyce nie istnieje jeżeli oprócz wirtualnego biura podmiot gospodarczy posiada inne miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, np. magazyn. Natomiast, ze względów technicznych podejmowanie korespondencji jest możliwe tylko poprzez „wirtualne biuro”. Pozostałe miejsca prowadzenia działalności gospodarczej wskazuje się na formularzu NIP-8. W formularzu VAT-R wskazać natomiast należy siedzibę rejestrową podmiotu lub miejsce zamieszkania w przypadku indywidualnej działalności gospodarczej. Jeżeli wirtualne biuro wpisane jest w Rejestrze Przedsiębiorców KRS jako siedziba, wówczas właśnie ten adres należy wpisać – niezależnie od tego, gdzie jest prowadzona faktyczna działalność gospodarcza.

Siedziba firmy to nie to samo co miejsce wykonywania czynności opodatkowanych VAT

Pamiętać także należy, że dla celów określenia urzędu właściwego dla rozliczania VAT w od 2016 roku należy stosować zapisy ogólne wynikające z ordynacji podatkowej. W konsekwencji urzędem właściwym dla celów składania deklaracji VAT-7 oraz VAT-7K od stycznia 2016 roku będzie:

1. dla osób fizycznych (np. jednoosobowych działalności gospodarczych) - urząd właściwy ze względu na adres zamieszkania podatnika (czyli ten sam co dla podatku dochodowego);
2. dla osób innych niż fizyczne - urząd właściwy ze względu na adres siedziby firmy.

Wcześniej właściwym organem dla podatnika w zakresie podatku VAT był naczelnik urzędu skarbowego właściwy ze względu na miejsce wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług. W konsekwencji, niejednokrotnie zdarzało się, że właściwym urzędem do podatku dochodowego był inny urząd skarbowy niż do podatku od towarów i usług.

Stanowi to dodatkowy argument i potwierdzenie tezy, że podatnik w ogóle nie ma obowiązku wykonywać czynności opodatkowanych VAT (np. świadczyć usług, sprzedawać towaru) w miejscu określonym w KRS jako siedziba (bo tą może być wirtualne biuro). Zatem całkowicie akceptowalna jest sytuacja, gdy np. spółka posiada siedzibę w biurze w Warszawie, a prowadzi sklep z częściami samochodowymi w Krakowie. W takim wypadku siedzibą spółki jest Warszawa i właściwym dla celów VAT jest tamtejszy urząd skarbowy (a nie krakowski).

Podsumowanie

1. Wedle prawa krajowego, co do zasady organ podatkowy ma obowiązek zarejestrować podatnika jako podatnika VAT czynnego. Jest to czynności związana, a naczelnik US nie ma tutaj "luzu decyzyjnego" niezależnie od tego, gdzie znajduje się siedziba podatnika (i czy jest nią wirtualne biuro);
2. Prawo wspólnotowe, orzecznictwo Europejskiego Trybunału Sprawiedliwości oraz polskich sądów nieco złagodziło ów "nakazowy" charakter rejestracji i przyznało organom podatkowym prawo badania (już na etapie zgłoszenia rejestracyjnego dla celów VAT) dopuszczalności rejestracji. Niemniej z tej praktyki wynika, iż ewentualna odmowa może nastąpić tylko wtedy, gdy istnieje duże prawdopodobieństwo, że rejestracja służyć ma oszustwom podatkowym. A to udowodnić jest bardzo trudno (przy czym ciężar udowodnienia spoczywa na organie podatkowym). Sam fakt, iż podatnik ma siedzibę w biurze wirtualnym, iż nie posiada zaplecza technicznego, finansowego, czy tzw. "realnej" siedziby, a także to, iż faktycznie prowadzi działalność opodatkowaną w innym miejscu niż miejsce oznaczone jako siedziba nie może stanowić podstawy odmowy rejestracji.

Uprzejmie informujemy, iż zajmujemy się pomocą prawną dla przedsiębiorców jak i osób fizycznych, którzy mają problemy z urzędami skarbowymi (w tym w zakresie rejestracji jako podatnika VAT), urzędami kontroli skarbowej jak i urzędami celnymi (sprawy podatku VAT, dochodowego, akcyzowego, kontrole podatkowe i skarbowe itp.). Jeśli potrzebujesz pomocy, opisz wszystko poprzez formularz.

Autor artykułu : Pan Radca Prawny Jakub Bonowicz, Pan Aplikant Radcowski Radomir Studziński.
Data utworzenia : 28 listopada 2016 r.