Jakie dane podać nam do zawarcia umowy - dotyczy obu lokali

umowa o wirtualne biuro


W związku z wejściem w życie dnia 13 lipca ( piątek ) 2018 roku Ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu oprócz podanych niżej różnych danych potrzebnych zwyczajowo do umowy prosimy zwrócić uwagę abyście Państwo przesyłali / podawali w biurze nam przede wszystkim następujące dane :

( podstawa prawna - artykuł 36 ww. Ustawy oraz artykuł 2 punkt 16c,
Ustawa do pobrania pod linkiem niżej lub ze strony Kancelarii Sejmu :
Ustawa z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu )

1) dane potrzebne od osoby fizycznej :
- imię i nazwisko,
- posiadane obywatelstwa,
- numer PESEL lub data urodzenia – w przypadku gdy nie nadano numeru PESEL,
- państwo urodzenia,
- seria i numer dokumentu stwierdzającego tożsamość ( paszport w przypadku osób spoza Polski ),
- adres zamieszkania,
- nazwa ( inaczej firma) działalności gospodarczej – w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą,
- numer identyfikacji podatkowej (NIP),
- adres ( ten co jest na dzień pisania umowy ) głównego miejsca wykonywania działalności gospodarczej - w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą.

2) dane potrzebne od osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej :
- nazwa ( inaczej firma ),
- forma organizacyjna,
- adres ( ten co jest na dzień pisania umowy ) siedziby lub adres prowadzenia działalności,
- NIP, a w przypadku braku takiego numeru – wskazać kraj rejestracji, nazwę rejestru handlowego oraz numer i daty rejestracji w rejestrze,
- imię i nazwisko, osoby fizycznej ( lub kilku osób w przypadku gdy podmiot reprezentuje więcej osób np. dwóch członków zarządu ) reprezentującej tę osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej,
- PESEL i państwo urodzenia lub data urodzenia, w przypadku gdy nie nadano numeru PESEL osoby fizycznej ( lub kilku osób w przypadku gdy podmiot reprezentuje więcej osób np. dwóch członków zarządu ) reprezentującej tę osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej.

3) Osoba podpisująca umowę za upoważnieniem ( pełnomocnictwem ) :
- imię i nazwisko,
- posiadane obywatelstwa,
- numer PESEL lub data urodzenia – w przypadku gdy nie nadano numeru PESEL,
- państwo urodzenia,
- seria i numer dokumentu stwierdzającego tożsamość ( paszport w przypadku osób spoza Polski ).

4) Ponadto wskazana wyżej Ustawa "interesuje się" następującymi organami osób prawnych.
UWAGA ! W PRZYPADKU POLSKICH SPÓŁEK JESTEŚMY W STANIE SAMODZIELNIE USTALIĆ TE OSOBY PO NUMERZE KRS.
- jeśli spółka jest notowana na giełdzie - brak konieczności podawania dalszych danych,
- jeśli spółka nie jest notowana na giełdzie to "zainteresowanie" Ustawy kierowane jest na dane takich osób :
a) osoba fizyczna będącą udziałowcem lub akcjonariuszem, której przysługuje prawo własności więcej niż 25% ogólnej liczby udziałów lub akcji tej osoby prawnej,
b) osoba fizyczna dysponująca więcej niż 25% ogólnej liczby głosów w organie stanowiącym, także jako zastawnik albo użytkownik, lub na podstawie porozumień z innymi uprawnionymi do głosu,
c) osoba fizyczna sprawująca kontrolę nad osobą prawną lub osobami prawnymi, którym łącznie przysługuje prawo własności więcej niż 25% ogólnej liczby udziałów lub akcji klienta, lub łącznie dysponującą więcej niż 25% ogólnej liczby głosów w organie klienta, także jako zastawnik albo użytkownik, lub na podstawie porozumień z innymi uprawnionymi do głosu,
d) osoba fizyczna sprawująca kontrolę nad klientem poprzez posiadanie w stosunku do tej osoby prawnej uprawnień, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 37 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2018 r. poz. 395, 398 i 650),
e) osoba fizyczna zajmująca wyższe stanowisko kierownicze w przypadku udokumentowanego braku możliwości ustalenia lub wątpliwości co do tożsamości osób fizycznych określonych w tiret pierwszym, drugim, trzecim i czwartym oraz w przypadku niestwierdzenia podejrzeń prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu.

W przypadku tych osób prosimy o podanie jedynie imienia, nazwiska i obywatelstwa.
UWAGA ! W PRZYPADKU POLSKICH SPÓŁEK JESTEŚMY W STANIE SAMODZIELNIE USTALIĆ TE OSOBY PO NUMERZE KRS.

Należy zwrócić też uwagę na dwie bardzo ważne kwestie.
Ustawa daje nam możliwość kserowania Państwa dowodów osobistych lub paszportów.
Możliwość taka według ustawy dotyczy każdego wirtualnego biura, więc nie jest to nasz konkretny wymysł.

Wiemy jednakże, jak niekomfortową sprawą w obecnych czasach jest dawać gdzieś dowód osobisty do kserowania.
WOBEC TEGO USTALAMY, ŻE JAK KTOŚ PRZYJDZIE DO NAS DO BIURA I POKAŻE NAM DOWÓD NA ŻYWO TO NIE BĘDZIEMY GO KSEROWAĆ.
DOTYCZY TO POLAKÓW I INNYCH OBYWATELI UNII EUROPEJSKIEJ.


Natomiast jak ktoś chce "załatwić" sobie wirtualne biuro w Warszawie za pomocą emaila, bo mieszka na przykład w Gdańsku to NALEŻY WYSŁAĆ NAM WTEDY EMAILEM SKAN DOWODU OSOBISTEGO ALBO WSIĄŚĆ W POCIĄG I PRZYJŚĆ DO NAS I POKAZAĆ NAM DOWÓD OSOBISTY NA ŻYWO - WTEDY NIE BĘDZIEMY GO KSEROWAĆ JEŚLI KTOŚ JEST POLAKIEM LUB OBYWATELEM UNII EUROPEJSKIEJ.
PISZĄC SŁOWO "DOWÓD OSOBISTY" ZAMIENNIE ROZUMIEMY TU TEŻ PASZPORT W STOSUNKU DO OBYWATELI INNYCH KRAJÓW NIŻ POLSKA.

UWAGA ! JEST ALTERNATYWA ! Można pójść w swoim mieście do notariusza, zrobić wyciąg danych z dowodu osobistego i notariusz uwierzytelnia ten wyciąg za zgodność danych z danymi z dowodu. Wtedy nie trzeba nam posyłać skanu dowodu tylko wyciąg od notariusza.
Pod tym linkiem znajdziecie Państwo wzór wyciągu :
wzór wyciągu z dowodu osobistego


PODSTAWA PRAWNA ZBIERANIA SKANU DOWODU OSOBISTEGO NA EMAIL - Artykuł 34 ustęp 4, strona 28 :
"4. Instytucje obowiązane na potrzeby stosowania środków bezpieczeństwa finansowego mogą przetwarzać informacje zawarte w dokumentach tożsamości klienta i osoby upoważnionej do działania w jego imieniu oraz sporządzać ich kopie."

To, że wirtualne biuro jest "instytucją obowiązaną" jest napisane w artykule 2 punkt 16 c na stronie 6.

Dodatkowo artykuł 37 Ustawy :
"Art. 37. Weryfikacja tożsamości klienta, osoby upoważnionej do działania w jego imieniu oraz beneficjenta rzeczywistego polega na potwierdzeniu ustalonych danych identyfikacyjnych na podstawie dokumentu stwierdzającego tożsamość osoby fizycznej ..."

5) Sposób ( algorytm ) postępowania przy poszukiwaniu beneficjentów rzeczywistych :
( beneficjentem jest zawsze osoba fizyczna )
a) gdy mamy do czynienia ze spółką polską to pracownik biura szuka beneficjenta za pomocą numeru KRS spółki, a organ reprezentujący spółkę potwierdza prawidłowe odnalezienie beneficjenta,
b) gdy pracownik biura nie znajdzie beneficjenta, gdyż właścicielami polskiej spółki są jakieś spółki zagraniczne ( lub z jakiegoś innego powodu ) to organ reprezentujący wyjaśnia jak znaleźć beneficjenta, załatwia wyciągi z rejestru spółek zagranicznych z apostille a w zależności czy są to spółki z UE czy z dalszej zagranicy istnieje możliwość konieczności dokonania skserowania dowodu osobistego organu reprezentującego spółkę ( tzw. wzmożone środki bezpieczeństwa finansowego ) lub w przypadku krajów podejrzewanych o terroryzm nie nastąpi zawarcie współpracy.
Art. 44. 1. Instytucje obowiązane stosują wzmożone środki bezpieczeństwa finansowego wobec klientów pochodzących z państwa trzeciego wysokiego ryzyka lub mających w nim siedzibę.
c) Zawarcie współpracy może też nie nastąpić, gdy struktura przyszłego Najemcy jest zbyt skomlikowana np. spółka polska ma spółkę matkę w UE a ta ma spółkę matkę w USA a ta ma spółkę matkę w Emiratach Arabskich itp.
Art. 43 2. O wyższym ryzyku prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu może świadczyć w szczególności:
4) nietypowa lub nadmiernie złożona struktura własnościowa klienta, biorąc pod uwagę rodzaj i zakres prowadzonej przez niego działalności gospodarczej;

d) Zawarcie współpracy też nie nastąpi, gdy ze względu na strukturę przyszłego Najemcy ustalenie beneficjenta rzeczywistego będzie niemożliwe lub znacznie utrudnione.
e) W przypadku ustalenia, że żadna z osób nie spełnia kryteriów beneficjenta rzeczywistego, współpraca może zostać nawiązana a za beneficjenta rzeczywistego uważane są osoby będące członkami zarządu klienta.
Przykład : 10 wspólników spółki z o.o. i żaden nie ma więcej niż 25% udziałów, bo każdy ma np. po 10% udziałów - wtedy za beneficjenta uważa się zarząd.

6) Ciekawe przypadki, które mogą pomóc w określeniu jakich dokumentów wymagamy :
a) Przypadek z pełnomocnikiem.
Przychodzi pełnomocnik z pełnomocnictwem od zarządu sp zoo.
W pełnomocnictwie ma napisane, że jest upoważniony do zawarcia umowy najmu wirtualnego biura dla spółki zoo. To wtedy "popatrzymy" na dowód osobisty pełnomocnika, natomiast co do zarządu to zarząd już tylko identyfikujemy w KRS. Nie zbieramy wtedy skanu dowodu osobistego zarządu.
b) Osoba z Chin ( i innej dalekiej zagranicy np. poza UE ) - paszport czy dowód.
Paszport jest dokumentem zestandaryzowanym. Możemy więc tu przyjąć kopie paszportu - skan posłany na email i nie podejmować dalszych środków bezpieczeństwa finansowego.
Dowód osobisty chiński ( i inne kraje podwyższonego ryzyka ) - ponieważ nie jest to dokument zestandaryzowany to nie można dokonać weryfikacji na podstawie samego skanu. Dokument należy przetłumaczyć, ale też należy podjąć podwyższone środki bezpieczeństwa finansowego. Podwyższone środki polegać mają na tym, że osoba z Chin pójdzie tam do notariusza, notariusz poświadczy ksero dowodu za zgodność z oryginałem. Poświadczenie to zostanie przesłane do nas w oryginale pocztą ( a nie za pomocą skanu ). Ponieważ poświadczenie będzie po chińsku to należy go przetłumaczyć ( najlepiej wtedy razem z dowodem ).
c) Reprezentant stowarzyszenia, które nie jest rejestrowane w KRS.
Należy tutaj znaleźć wiarygodne źródło zawierające rejestr lokalnych stowarzyszeń. Np. dla Krakowa jest to strona :
http://www.bip.krakow.pl/?dok_id=87295
https://ngo.krakow.pl/data/ngo_stowarzyszenia/bip/rejestr_st_zw.pdf
Reprezentant stowarzyszenia uznawany jest za beneficjenta rzeczywistego.
Przypomnijmy :
W przypadku, gdy korporacja nie posiada beneficjenta rzeczywistego lub nie istnieje możliwość jego ustalenia, beneficjentem rzeczywistym korporacji jest do celów rejestracyjnych członek zarządu, przedstawiciel osoby prawnej w tym organie lub osoba na podobnym stanowisku jako członek zarządu. W ten sam sposób beneficjent rzeczywisty również określa się w przypadku stowarzyszenia, organizacji pożytku publicznego, wspólnot mieszkaniowych, kościołów i towarzystw religijnych.


PONADTO CO WSKAZANO WYŻEJ, OBOWIĄZUJĄ PONIŻSZE PROCEDURY OPISANE NIŻEJ, KTÓRE BYŁY STOSOWANE DO 13 LIPCA 2018 ROKU :


Przedstawiamy tutaj dokumenty potrzebne by podpisać z nami umowę najmu i zarejestrować na naszym adresie działalność gospodarczą, spółkę lub fundację.

Jest to lista różnych podmiotów gospodarczych jak działalność gospodarcza, spółka z o.o. czy spółka w organizacji z adnotacją, jakie dokumenty w różnych przypadkach są potrzebne.


Przypadek 1.
Osoba fizyczna planująca dopiero założenie własnej działalności gospodarczej.

Jeśli umowę podpisywać będzie przyszły właściciel firmy, to wystarczy nam dowód osobisty przyszłego właściciela. Możliwe jest też podpisanie umowy przez pełnomocnika tej osoby – pełnomocnik powinien posiadać pełnomocnictwo w formie pisemnej ( nie musi być to akt notarialny – po prostu forma pisemna ). Po założeniu działalności nazwa firmy działalności zostanie dopisana do umowy w określone miejsce.

Informacje potrzebne do przygotowania umowy na wirtualne biuro:
- preferowana data zawarcia umowy
- preferowana data wejścia w życie umowy
- dane z dowodu osobistego potrzebne do umowy - imię, nazwisko, numer dowodu osobistego, PESEL, data ważności dowodu osobistego
- osobisty numer NIP
- adres zamieszkania według oświadczenia
- czy wpłaty z tytułu umowy o wirtualne biuro będą miesięczne, kwartalne, półroczne czy roczne
- czy ktoś będzie odbierał od nas pocztę Państwa firmy w naszym biurze w Warszawie ( imię, nazwisko, pesel )
- dane kontaktowe do Państwa firmy : telefon i adres e-mail
- wybór pakietu : 45 zł / 69 zł / 120 zł.


Przypadek 2.
Osoba fizyczna prowadząca już działalność gospodarczą.

Potrzebny jest standardowo wpis do ewidencji działalności gospodarczej.
Jeśli umowę podpisuje właściciel to potrzebny jest jego dowód osobisty.
Jeśli umowę podpisuje pełnomocnik to potrzebne jest pełnomocnictwo w formie pisemnej
( nie musi być to akt notarialny – po prostu forma pisemna ) plus dowód osobisty pełnomocnika.

Informacje potrzebne do przygotowania umowy na wirtualne biuro:
- preferowana data zawarcia umowy
- preferowana data wejścia w życie umowy
- dane z dowodu osobistego przedsiębiorcy potrzebne do umowy - imię, nazwisko, numer dowodu osobistego, PESEL, data ważności dowodu osobistego
- dane z wpisu do ewidencji działalności gospodarczej
- numer NIP i Regon firmy
- adres zamieszkania przedsiębiorcy według oświadczenia
- czy wpłaty z tytułu umowy o wirtualne biuro będą miesięczne, kwartalne, półroczne czy roczne
- czy ktoś będzie odbierał od nas pocztę Państwa firmy w naszym biurze w Warszawie ( imię, nazwisko, pesel )
- dane kontaktowe do Państwa firmy : telefon i adres e-mail
- wybór pakietu : 45 zł / 69 zł / 120 zł.


Przypadek 3A.
Osoba zakładająca spółkę z o.o. tradycyjnie u notariusza
- uwaga spółki z o.o. od 1 stycznia 2012 r. można też zakładać przez internet co opisane jest w przypadku 3B ( w 3A występuje spółka z o.o. w organizacji - praktycznie identycznie jest ze spółką S.A. )


Osoba zakładająca spółkę z o.o. powinna najpierw uzyskać umowę spółki w formie aktu notarialnego.
Do umowy spółki w formie aktu notarialnego spółka nie musi mieć adresu.
W akcie notarialnym wpisuje się jedynie "siedzibą spółki jest Warszawa".
Wpisywanie adresu do aktu nie ma sensu nie tylko z powodu, iż KSH ( Kodeks Spółek Handlowych ) tego nie wymaga ( w KSH mamy jasno napisane, co musi się znaleźć w umowie spółki ), ale też ze względu na to, że zmiana adresu pociągałaby ze sobą zmianę aktu.
Art. 157 § 1 wskazuje elementy konieczne, jakie powinny się znaleźć w umowie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.
Są to : firma ( inaczej nazwa spółki ), siedziba spółki z o.o. ( chodzi tu o miasto a nie o adres ), przedmiot działalności spółki ( w postaci PKD ), wysokość kapitału zakładowego ( minimalny to 5000 PLN ),
czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział, liczbę i wartość nominalną udziałów objętych przez poszczególnych wspólników, czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony.
Spółka z o.o. istnieje od czasu jej powołania aktem notarialnym a nie od czasu wpisania do KRS
( Krajowy Rejestr Sądowy - organ, do którego składa się wniosek o zarejestrowanie spółki ).
Posiadając więc akt notarialny mamy do czynienia z osobnym podmiotem – osobą prawną.
Spółka wtedy nosi nazwę "w organizacji" i może być nierejestrowana w KRS do sześciu miesięcy.
Po tym terminie ulega samorozwiązaniu. Powinna posługiwać się firmą "sp. z o.o. w organizacji".

Po uzyskaniu umowy spółki w formie aktu notarialnego jego kserokopia będzie załącznikiem do naszej umowy. W akcie notarialnym podany jest sposób reprezentacji. Spółkę reprezentuje organ spółki zwany zarządem. Zarząd może być jednoosobowy lub wieloosobowy. Członek zarządu może posiadać pełnomocnika a spółka może posiadać prokurenta lub prokurentów. W zależności od opisu reprezentacji w akcie notarialnym naszą umowę najmu może podpisać jedna lub musi więcej osób ze spółki.
Reprezentacja może być opisana w akcie w ten sposób, że każdy członek zarządu jednoosobowo reprezentuje spółkę. Wówczas umowę najmu podpisuje jeden członek zarządu lub jego pełnomocnik
na podstawie pisemnego pełnomocnictwa ( pełnomocnictwo pisemne – nie musi być w formie aktu notarialnego ).
Reprezentacja może być opisana w ten sposób, że dwóch członków zarządu wspólnie reprezentuje spółkę ( wówczas analogicznie potrzebne są dwa podpisy na umowie najmu ), albo cały zarząd reprezentuje spółkę + prokurent, albo jeden członek zarządu reprezentuje wspólnie z prokurentem.

W sytuacji, gdy mamy spółkę jednoosobową w organizacji, która ma tylko jedynego wspólnika
to jedyny wspólnik, który byłby jedynym członkiem zarządu nie może reprezentować spółki, ale musi powołać pełnomocnika i spółkę reprezentuje wtedy pełnomocnik ( art. 162 KSH ).
Jeżeli w takiej spółce jest zarząd wieloosobowy, to pozostali członkowie zarządu będą reprezentować spółkę do podpisania naszej umowy najmu.


Spółkę może reprezentować również prokurent, jeśli takowy jest powołany ( od momentu powołania a nie momentu wpisu prokury do KRS ).
Prokura może być samoistna ( samodzielna - prokurent może działać samodzielnie ) lub łączna ( wszyscy prokurenci muszą działać łącznie ). Prokura to pełnomocnictwo wydane przez przedsiębiorcę podlegającego wpisowi do rejestru przedsiębiorców.


Osoby powołane w skład członków pierwszego zarządu są wymienione albo pod koniec aktu notarialnego albo odrębną uchwałą o powołaniu członków zarządu.

Jeśli umowa spółki nie określa sposobu reprezentacji to sposób ten określony jest w KSH.
Jest to art. 205 KSH, który mówi, że przy zarządzie wieloosobowym spółkę reprezentuje dwóch członków zarządu albo jeden członek zarządu i prokurent.


Podsumowywując, dla spółki w organizacji potrzebujemy :

  • akt notarialny
  • ewentualnie uchwała o powołniu członków zarządu, powołaniu prokurenta
  • ewentualnie pełnomocnictwo pisemne od członka zarządu
  • do wglądu dowód osobisty osoby lub osób, które reprezentują spółkę i będą podpisywać umowę najmu

Informacje potrzebne do przygotowania umowy na wirtualne biuro:
- preferowana data zawarcia umowy o wirtualne biuro - umowa najmu
- preferowana data wejścia w życie umowy o wirtualne biuro - umowa najmu
- dane z dowodu osobistego reprezentanta spółki lub kilku reprezentantów
( kilku reprezentantów - gdy spółkę musi reprezentować kilka osób łącznie ),
potrzebne do umowy - imię, nazwisko, numer dowodu osobistego, PESEL, data ważności dowodu osobistego
- dane spółki z umowy spółki - akt notarialny
- adres zamieszkania reprezentanta / reprezentantów spółki - według oświadczenia
- czy wpłaty z tytułu umowy o wirtualne biuro będą miesięczne, kwartalne, półroczne czy roczne
- czy ktoś będzie odbierał od nas pocztę Państwa firmy w naszym biurze w Warszawie ( imię, nazwisko, pesel )
- dane kontaktowe do Państwa firmy : telefon i adres e-mail
- wybór pakietu : 45 zł / 69 zł / 120 zł.


Przypadek 3B.
Osoba zakładająca spółkę z o.o. przez internet
- uwaga spółki z o.o. od 1 stycznia 2012 r. można zakładać przez internet.

Dzięki założeniu spółki z o.o. przez internet omija się wyjście do notariusza oraz opłatę za notariusza.
W specjalnym serwisie internetowym uzyskuje się umowę spółki z o.o.
Spółka taka zanim zostanie zarejestrowana w KRS jest spółką w organizacji. Należy przynieść do nas wydruk umowy spółki, najlepiej też jakiś screen na dowód, że ten wydruk jest z serwisu www, gdzie zakłada się spółki a nie jest napisany w Wordzie. Należy też udostępnić dane z dowodu osobistego ( imię, nazwisko, numer dowodu osobistego, PESEL, data ważności dowodu osobistego ) osoby / osób z zarządu w zależności czy reprezentacja w spółce jest 1-osobowa czy wieloosobowa.

Profesjonalne artykuły napisane przez naszego prawnika o tym jak założyć spółkę przez internet znajdziesz na naszej stronie :

zakładanie spółki przez internet


Pytania ( na które nam trzeba odpowiedzieć w biurze lub mailem ) do przygotowania umowy spółki
- jak w punkcie 3A.


Przypadek 4.
Działająca spółka z o.o. ( inne działające spółki, fundacje - wpisane już do KRS )

Wymaganym dokumentem jest aktualny odpis z KRS. W odpisie tym wypisany jest sposób reprezentacji oraz wszyscy członkowie zarządu, prokurenci. Odpis aktualny stanowić będzie załącznik do umowy. Chcąc podpisać umowę proszę dysponować aktualnym odpisem – stan bieżący z rejestru KRS.
Potrzebny jest też dowód osobisty osoby lub osób, które reprezentują spółkę i będą podpisywać umowę najmu.

Umowę najmu podpisać może jeden lub musi kilku członków zarządu - jest to wszystko powiedziane w dziale "reprezentacja" aktualnego odpisu z KRS.

Informacje potrzebne do przygotowania umowy na wirtualne biuro:
- preferowana data zawarcia umowy o wirtualne biuro - umowa najmu
- preferowana data wejścia w życie umowy o wirtualne biuro - umowa najmu
- dane z dowodu osobistego reprezentanta spółki lub kilku reprezentantów
( kilku reprezentantów - gdy spółkę musi reprezentować kilka osób łącznie ),
potrzebne do umowy - imię, nazwisko, numer dowodu osobistego, PESEL, data ważności dowodu osobistego
- dane spółki z aktualnego odpisu z KRS
- NIP i Regon spółki ( czasem może nie być w odpisie z KRS )
- adres zamieszkania reprezentanta / reprezentantów spółki - według oświadczenia
- czy wpłaty z tytułu umowy o wirtualne biuro będą miesięczne, kwartalne, półroczne czy roczne
- czy ktoś będzie odbierał od nas pocztę Państwa firmy w naszym biurze w Warszawie ( imię, nazwisko, pesel )
- dane kontaktowe do Państwa firmy : telefon i adres e-mail
- wybór pakietu : 45 zł / 69 zł / 120 zł.


Przypadek 5.
Inne spółki ( też fundacje ) niż sp. z o.o. i S.A. w trakcie ich zakładania.

Fundacja lub spółka jawna, komandytowa - każda inna spółka nie powstająca w momencie zawarcia umowy spółki ( tylko sp. z o.o. i S.A. tak powstają ), ale w momencie wpisu do KRS.

Aby założyć fundację tytuł prawny do lokalu musi wykazać fundator. Fundatorem może być osoba fizyczna albo np. spółka z o.o.
W zależności od rodzaju fundatora potrzebne są dokumenty / informacje takie jak opisane wyżej dla osoby fizycznej lub takie jak opisane wyżej dla spółki z o.o.
Życie fundacji rozpoczyna się nie w momencie jej powołania, ale dopiero w momencie zarejestrowania jej w KRS. Po rejestracji istnieje możliwość zawarcia umowy najmu na fundację a nie na fundatora,
celem ponownego przedłożenia w Urzędzie Skarbowym.
Cały problem z pisaniem umowy dwa razy - raz na fundatora a drugi raz na fundację polega na istnieniu tzw. "jednego okienka". Trzeba złożyć umowę najmu w KRS, bo jest "jedno okienko", ale będąc przy tym okienku nie istnieje jeszcze fundacja, więc najprawdopodobniej trzeba będzie pokazać się w Urzędzie Skarbowym z umową najmu na fundację, jak fundacja zacznie istnieć
( po wpisie do KRS ) lub urząd uzna tytuł prawny fundatora.
To samo dotyczy komandytariusza spółki komandytowej albo wspólnika spółki jawnej. Wszystkie podmioty tego typu powstają dopiero po wpisie do KRS i wtedy da się napisać umowę najmu na taki podmiot.
Umowa najmu nie jest tak na prawdę potrzebna sądowi KRS tylko urzędowi skarbowemu.
Jednakże w KRS jest tzw. "jedno okienko", do którego składa się wszystkie dokumenty.


Przypadek 6.
Spółka zarejestrowana poza granicami Polski, która chce mieć w Polsce adres do korespondencji, ale nie chce tworzyć oddziału.

Spółka taka powinna przedłożyć te same dokumenty, co polska spółka z o.o., ale oczywiście z danego kraju, w którym jest zarejestrowana ( brak wymogu tłumaczenia ich na język polski ). Będzie to więc wpis do rejestru, w którym znajdziemy nazwiska osób reprezentujących spółkę oraz potrzebne będą dane z paszportu tych osób - imię, nazwisko, numer paszportu.

Od października 2012 r. faktury dla spółek z UE wystawiane są z VAT 23 %, ponieważ głównym przedmiotem umowy jest podnajem powierzchni nieruchomości położonej w Polsce.
Faktury dla firm spoza UE także zawierają polski VAT 23 %.


Przypadek 7.
Spółka zarejestrowana poza granicami Polski, która chce w Polsce stworzyć oddział.

Do potrzebnych dokumentów należą :
- dokumenty rejestrowe zagranicznej spółki ( w których znajdziemy nazwiska jej reprezentantów ) - brak wymogu by dokumenty były tłumaczone na język polski,
- dane z dowodu osobistego lub paszportu reprezentanta / reprezentantów - te dane, które są potrzebne do umowy - imię, nazwisko, numer dowodu osobistego, PESEL, data ważności dowodu osobistego
- uchwała o powołaniu oddziału w Polsce,
- docelowo też odpis z KRS oddziału w Polsce.

Przypominamy, iż oddziały przedsiębiorców zagranicznych mogą podjąć działalność gospodarczą na terytorium Polski dopiero po dokonaniu wpisu do KRS
( art. 88 Ustawy o swobodzie działalności gospodarczej ).
Jednakże oddział nie posiada osobowości prawnej, więc nasza firma nie podpisuje umowy
z oddziałem
. Nasza firma podpisuje umowę z przedsiębiorcą zagranicznym.
Na podstawie tej umowy przedsiębiorca ten rejestruje w KRS oddział i dla pełnej dokumentacji dostarcza nam później odpis z KRS oddziału.

Od października 2012 r. faktury dla spółek z UE wystawiane są z VAT 23 %, ponieważ głównym przedmiotem umowy jest podnajem powierzchni nieruchomości położonej w Polsce.
Faktury dla firm spoza UE także zawierają polski VAT 23 %.



Proszę nie wypełniać ręcznie przesyłanych draftów umowy najmu.
Przygotowywaniem umów zajmuje się nasza firma - wirtualne biuro.