Umowa najmu wirtualnego biura - dotyczy obu lokali

umowa o wirtualne biuro


Przedstawiamy tutaj dokumenty potrzebne by podpisać z nami umowę najmu i zarejestrować na naszym adresie działalność gospodarczą, spółkę lub fundację.

Jest to lista różnych podmiotów gospodarczych jak działalność gospodarcza, spółka z o.o. czy spółka w organizacji z adnotacją, jakie dokumenty w różnych przypadkach są potrzebne.


Przypadek 1.
Osoba fizyczna planująca dopiero założenie własnej działalności gospodarczej.

Jeśli umowę podpisywać będzie przyszły właściciel firmy, to wystarczy nam dowód osobisty przyszłego właściciela. Możliwe jest też podpisanie umowy przez pełnomocnika tej osoby – pełnomocnik powinien posiadać pełnomocnictwo w formie pisemnej ( nie musi być to akt notarialny – po prostu forma pisemna ). Po założeniu działalności nazwa firmy działalności zosatnie dopisana do umowy w określone miejsce.

Informacje potrzebne do przygotowania umowy na wirtualne biuro:
- preferowana data zawarcia umowy
- preferowana data wejścia w życie umowy
- dane z dowodu osobistego
- osobisty numer NIP
- adres zamieszkania według oświadczenia
- czy wpłaty z tytułu umowy o wirtualne biuro będą miesięczne, kwartalne, półroczne czy roczne
- czy ktoś będzie odbierał od nas pocztę Państwa firmy w naszym biurze w Warszawie ( imię, nazwisko, pesel, nr dowodu )
- dane kontaktowe do Państwa firmy : telefon i adres e-mail
- wybór pakietu : 45 zł / 69 zł / 120 zł.


Przypadek 2.
Osoba fizyczna prowadząca już działalność gospodarczą.

Potrzebny jest standardowo wpis do ewidencji działalności gospodarczej.
Jeśli umowę podpisuje właściciel to potrzebny jest jego dowód osobisty.
Jeśli umowę podpisuje pełnomocnik to potrzebne jest pełnomocnictwo w formie pisemnej
( nie musi być to akt notarialny – po prostu forma pisemna ) plus dowód osobisty pełnomocnika.

Informacje potrzebne do przygotowania umowy na wirtualne biuro:
- preferowana data zawarcia umowy
- preferowana data wejścia w życie umowy
- dane z dowodu osobistego przedsiębiorcy
- dane z wpisu do ewidencji działalności gospodarczej
- numer NIP i Regon firmy
- adres zamieszkania przedsiębiorcy według oświadczenia
- czy wpłaty z tytułu umowy o wirtualne biuro będą miesięczne, kwartalne, półroczne czy roczne
- czy ktoś będzie odbierał od nas pocztę Państwa firmy w naszym biurze w Warszawie ( imię, nazwisko, pesel, nr dowodu )
- dane kontaktowe do Państwa firmy : telefon i adres e-mail
- wybór pakietu : 45 zł / 69 zł / 120 zł.


Przypadek 3A.
Osoba zakładająca spółkę z o.o. tradycyjnie u notariusza
- uwaga spółki z o.o. od 1 stycznia 2012 r. można też zakładać przez internet co opisane jest w przypadku 3B ( w 3A występuje spółka z o.o. w organizacji - praktycznie identycznie jest ze spółką S.A. )


Osoba zakładająca spółkę z o.o. powinna najpierw uzyskać umowę spółki w formie aktu notarialnego.
Do umowy spółki w formie aktu notarialnego spółka nie musi mieć adresu.
W akcie notarialnym wpisuje się jedynie "siedzibą spółki jest Warszawa".
Wpisywanie adresu do aktu nie ma sensu nie tylko z powodu, iż KSH ( Kodeks Spółek Handlowych ) tego nie wymaga ( w KSH mamy jasno napisane, co musi się znaleźć w umowie spółki ), ale też ze względu na to, że zmiana adresu pociągałaby ze sobą zmianę aktu.
Art. 157 § 1 wskazuje elementy konieczne, jakie powinny się znaleźć w umowie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.
Są to : firma ( inaczej nazwa spółki ), siedziba spółki z o.o. ( chodzi tu o miasto a nie o adres ), przedmiot działalności spółki ( w postaci PKD ), wysokość kapitału zakładowego ( minimalny to 5000 PLN ),
czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział, liczbę i wartość nominalną udziałów objętych przez poszczególnych wspólników, czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony.
Spółka z o.o. istnieje od czasu jej powołania aktem notarialnym a nie od czasu wpisania do KRS
( Krajowy Rejestr Sądowy - organ, do którego składa się wniosek o zarejestrowanie spółki ).
Posiadając więc akt notarialny mamy do czynienia z osobnym podmiotem – osobą prawną.
Spółka wtedy nosi nazwę "w organizacji" i może być nierejestrowana w KRS do sześciu miesięcy.
Po tym terminie ulega samorozwiązaniu. Powinna posługiwać się firmą "sp. z o.o. w organizacji".

Po uzyskaniu umowy spółki w formie aktu notarialnego jego kserokopia będzie załącznikiem do naszej umowy. W akcie notarialnym podany jest sposób reprezentacji. Spółkę reprezentuje organ spółki zwany zarządem. Zarząd może być jednoosobowy lub wieloosobowy. Członek zarządu może posiadać pełnomocnika a spółka może posiadać prokurenta lub prokurentów. W zależności od opisu reprezentacji w akcie notarialnym naszą umowę najmu może podpisać jedna lub musi więcej osób ze spółki.
Reprezentacja może być opisana w akcie w ten sposób, że każdy członek zarządu jednoosobowo reprezentuje spółkę. Wówczas umowę najmu podpisuje jeden członek zarządu lub jego pełnomocnik
na podstawie pisemnego pełnomocnictwa ( pełnomocnictwo pisemne – nie musi być w formie aktu notarialnego ).
Reprezentacja może być opisana w ten sposób, że dwóch członków zarządu wspólnie reprezentuje spółkę ( wówczas analogicznie potrzebne są dwa podpisy na umowie najmu ), albo cały zarząd reprezentuje spółkę + prokurent, albo jeden członek zarządu reprezentuje wspólnie z prokurentem.

W sytuacji, gdy mamy spółkę jednoosobową w organizacji, która ma tylko jedynego wspólnika
to jedyny wspólnik, który byłby jedynym członkiem zarządu nie może reprezentować spółki, ale musi powołać pełnomocnika i spółkę reprezentuje wtedy pełnomocnik ( art. 162 KSH ).
Jeżeli w takiej spółce jest zarząd wieloosobowy, to pozostali członkowie zarządu będą reprezentować spółkę do podpisania naszej umowy najmu.


Spółkę może reprezentować również prokurent, jeśli takowy jest powołany ( od momentu powołania a nie momentu wpisu prokury do KRS ).
Prokura może być samoistna ( samodzielna - prokurent może działać samodzielnie ) lub łączna ( wszyscy prokurenci muszą działać łącznie ). Prokura to pełnomocnictwo wydane przez przedsiębiorcę podlegającego wpisowi do rejestru przedsiębiorców.


Osoby powołane w skład członków pierwszego zarządu są wymienione albo pod koniec aktu notarialnego albo odrębną uchwałą o powołaniu członków zarządu.

Jeśli umowa spółki nie określa sposobu reprezentacji to sposób ten określony jest w KSH.
Jest to art. 205 KSH, który mówi, że przy zarządzie wieloosobowym spółkę reprezentuje dwóch członków zarządu albo jeden członek zarządu i prokurent.


Podsumowywując, dla spółki w organizacji potrzebujemy :

  • akt notarialny
  • ewentualnie uchwała o powołniu członków zarządu, powołaniu prokurenta
  • ewentualnie pełnomocnictwo pisemne od członka zarządu
  • dowód osobisty osoby lub osób, które reprezentują spółkę i będą podpisywać umowę najmu

Informacje potrzebne do przygotowania umowy na wirtualne biuro:
- preferowana data zawarcia umowy o wirtualne biuro - umowa najmu
- preferowana data wejścia w życie umowy o wirtualne biuro - umowa najmu
- dane z dowodu osobistego reprezentanta spółki lub kilku reprezentantów, co zależy od tego jaką spółka ma reprezentację
- dane spółki z umowy spółki - akt notarialny
- adres zamieszkania reprezentanta / reprezentantów spółki - według oświadczenia
- czy wpłaty z tytułu umowy o wirtualne biuro będą miesięczne, kwartalne, półroczne czy roczne
- czy ktoś będzie odbierał od nas pocztę Państwa firmy w naszym biurze w Warszawie ( imię, nazwisko, pesel, nr dowodu )
- dane kontaktowe do Państwa firmy : telefon i adres e-mail
- wybór pakietu : 45 zł / 69 zł / 120 zł.


Przypadek 3B.
Osoba zakładająca spółkę z o.o. przez internet
- uwaga spółki z o.o. od 1 stycznia 2012 r. można zakładać przez internet.

Dzięki założeniu spółki z o.o. przez internet omija się wyjście do notariusza oraz opłatę za notariusza.
W specjalnym serwisie internetowym uzyskuje się umowę spółki z o.o.
Spółka taka zanim zostanie zarejestrowana w KRS jest spółką w organizacji. Należy przynieść do nas wydruk umowy spółki, najlepiej też jakiś screen na dowód, że ten wydruk jest z serwisu www, gdzie zakłada się spółki a nie jest napisany w Wordzie. Należy też udostępnić nam skan dowodu osobistego osoby / osób z zarządu w zależności czy reprezentacja w spółce jest 1-osobowa czy wieloosobowa.

Profesjonalne artykuły napisane przez naszego prawnika o tym jak założyć spółkę przez internet znajdziesz na naszej stronie :

zakładanie spółki przez internet


Pytania ( na które nam trzeba odpowiedzieć w biurze lub mailem ) do przygotowania umowy spółki
- jak w punkcie 3A.


Przypadek 4.
Działająca spółka z o.o. ( inne działające spółki, fundacje - wpisane już do KRS )

Wymaganym dokumentem jest aktualny odpis z KRS. W odpisie tym wypisany jest sposób reprezentacji oraz wszyscy członkowie zarządu, prokurenci. Odpis aktualny stanowić będzie załącznik do umowy. Chcąc podpisać umowę proszę dysponować aktualnym odpisem – stan bieżący z rejestru KRS.
Potrzebny jest też dowód osobisty osoby lub osób, które reprezentują spółkę i będą podpisywać umowę najmu.

Umowę najmu podpisać może jeden lub musi kilku członków zarządu - jest to wszystko powiedziane w dziale "reprezentacja" aktualnego odpisu z KRS.

Informacje potrzebne do przygotowania umowy na wirtualne biuro:
- preferowana data zawarcia umowy o wirtualne biuro - umowa najmu
- preferowana data wejścia w życie umowy o wirtualne biuro - umowa najmu
- dane z dowodu osobistego reprezentanta spółki lub kilku reprezentantów, co zależy od tego jaką spółka ma reprezentację
- dane spółki z aktualnego odpisu z KRS
- NIP i Regon spółki ( czasem może nie być w odpisie z KRS )
- adres zamieszkania reprezentanta / reprezentantów spółki - według oświadczenia
- czy wpłaty z tytułu umowy o wirtualne biuro będą miesięczne, kwartalne, półroczne czy roczne
- czy ktoś będzie odbierał od nas pocztę Państwa firmy w naszym biurze w Warszawie ( imię, nazwisko, pesel, nr dowodu )
- dane kontaktowe do Państwa firmy : telefon i adres e-mail
- wybór pakietu : 45 zł / 69 zł / 120 zł.


Przypadek 5.
Inne spółki ( też fundacje ) niż sp. z o.o. i S.A. w trakcie ich zakładania.

Fundacja lub spółka jawna, komandytowa - każda inna spółka nie powstająca w momencie zawarcia umowy spółki ( tylko sp. z o.o. i S.A. tak powstają ), ale w momencie wpisu do KRS.

Aby założyć fundację tytuł prawny do lokalu musi wykazać fundator. Fundatorem może być osoba fizyczna albo np. spółka z o.o.
W zależności od rodzaju fundatora potrzebne są dokumenty / informacje takie jak opisane wyżej dla osoby fizycznej lub takie jak opisane wyżej dla spółki z o.o.
Życie fundacji rozpoczyna się nie w momencie jej powołania, ale dopiero w momencie zarejestrowania jej w KRS. Po rejestracji istnieje możliwość zawarcia umowy najmu na fundację a nie na fundatora,
celem ponownego przedłożenia w Urzędzie Skarbowym.
Cały problem z pisaniem umowy dwa razy - raz na fundatora a drugi raz na fundację polega na istnieniu tzw. "jednego okienka". Trzeba złożyć umowę najmu w KRS, bo jest "jedno okienko", ale będąc przy tym okienku nie istnieje jeszcze fundacja, więc najprawdopodobniej trzeba będzie pokazać się w Urzędzie Skarbowym z umową najmu na fundację, jak fundacja zacznie istnieć
( po wpisie do KRS ) lub urząd uzna tytuł prawny fundatora.
To samo dotyczy komandytariusza spółki komandytowej albo wspólnika spółki jawnej. Wszystkie podmioty tego typu powstają dopiero po wpisie do KRS i wtedy da się napisać umowę najmu na taki podmiot.
Umowa najmu nie jest tak na prawdę potrzebna sądowi KRS tylko urzędowi skarbowemu.
Jednakże w KRS jest tzw. "jedno okienko", do którego składa się wszystkie dokumenty.


Przypadek 6.
Spółka zarejestrowana poza granicami Polski, która chce mieć w Polsce adres do korespondencji, ale nie chce tworzyć oddziału.

Spółka taka powinna przedłożyć te same dokumenty, co polska spółka z o.o., ale oczywiście z danego kraju, w którym jest zarejestrowana ( brak wymogu tłumaczenia ich na język polski ). Będzie to więc wpis do rejestru, w którym znajdziemy nazwiska osób reprezentujących spółkę oraz potrzebne będą skany dokumentów tych osób np. paszport.

Od października 2012 r. faktury dla spółek z UE wystawiane są z VAT 23 %, ponieważ głównym przedmiotem umowy jest podnajem powierzchni nieruchomości położonej w Polsce.
Faktury dla firm spoza UE także zawierają polski VAT 23 %.


Przypadek 7.
Spółka zarejestrowana poza granicami Polski, która chce w Polsce stworzyć oddział.

Do potrzebnych dokumentów należą :
- dokumenty rejestrowe zagranicznej spółki ( w których znajdziemy nazwiska jej reprezentantów ) - brak wymogu by dokumenty były tłumaczone na język polski,
- dowód osobisty lub paszport reprezentanta / reprezentantów,
- uchwała o powołaniu oddziału w Polsce,
- docelowo też odpis z KRS oddziału w Polsce.

Przypominamy, iż oddziały przedsiębiorców zagranicznych mogą podjąć działalność gospodarczą na terytorium Polski dopiero po dokonaniu wpisu do KRS
( art. 88 Ustawy o swobodzie działalności gospodarczej ).
Jednakże oddział nie posiada osobowości prawnej, więc nasza firma nie podpisuje umowy
z oddziałem
. Nasza firma podpisuje umowę z przedsiębiorcą zagranicznym.
Na podstawie tej umowy przedsiębiorca ten rejestruje w KRS oddział i dla pełnej dokumentacji dostarcza nam później odpis z KRS oddziału.

Od października 2012 r. faktury dla spółek z UE wystawiane są z VAT 23 %, ponieważ głównym przedmiotem umowy jest podnajem powierzchni nieruchomości położonej w Polsce.
Faktury dla firm spoza UE także zawierają polski VAT 23 %.



Proszę nie wypełniać ręcznie przesyłanych draftów umowy najmu.
Przygotowywaniem umów zajmuje się nasza firma - wirtualne biuro.