Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych
25 maja 2018 roku wchodzi w życie RODO - Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych
( GDPR - General Data Protection Regulation ), czyli nowe unijne rozporządzenie dotyczące ochrony danych osobowych.
Jak wiadomo wirtualne biuro zajmuje się odbiorem listów swoich klientów a także niektórym klientom dokonuje otwarcia
poczty i zeskanowania jej zawartości. Skan posyłany jest później na adres e-mail.
Czynności te rodzą możliwość, iż wejdziemy w posiadanie danych osobowych Państwa kontrahentów, natomiast pod hasłem "przetwarzanie danych"
niekoniecznie należy rozumieć posłanie Państwa kontrahentom jakiejś reklamy ( czego oczywiście nie robimy ), ale już samo zamieszczenie skanu
poczty na serwerze w celu posłania jej e-mailem ( czyli za pomocą serwera SMTP ) jest traktowane jako przetwarzanie.
Wytłumaczmy to jeszcze prościej. Państwa firma POWIERZA NAM do obsługi korespondencję, która do Państwa firmy przychodzi.
Gdy list zwykły jest od np. T-Mobile to nie powierzyliście nam Państwo żadnych danych osobowych do przetworzenia.
Ale jeśli do Państwa firmy list zwykły przyjdzie nagle od nadawcy "Jan Kowalski" to my, żeby Państwa poinformować o tym liście
musimy dane osobowe "Jan Kowalski" przetworzyć poprzez wprowadzenie tych danych osobowych do elektronicznego nośnika, czyli komputera.
Napisanie na komputerze zdania "Jest list zwykły od Jan Kowalski, Gdynia" i posłanie tego zdania przez sieć internet złożoną z licznych węzłów
to przetworzenie danych osobowych, które Państwo nam powierzyli, gdyż
powierzyliście nam obsługę Państwa korespondencji.
W związku z tym prosimy o wydruk 2 egzemplarzy poniższej umowy, wypełnienie nazwy, siedziby, NIP,
KRS Państwa firmy, podpisanie
umowy przez osobę / osoby mające zdolność do reprezentowania Państwa podmiotu gospodarczego i odesłanie całości na :
VSL-System
Al. Jerozolimskie 85 lokal 21
02-001 Warszawa
Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych
English - Personal Data Processing Agreement
English translation.
As of 25 May 2018, the General Data Protection Regulation (GDPR),
i.e. the new Union regulation on personal data protection, comes into force.
The virtual bureau is responsible for collecting letters addressed to its customers, as well as
opening and scanning correspondence for some customers. A scan is then sent by e-mail.
As a result of such activities, we are likely to come into possession of personal data of your
business partners. While “data processing” not necessarily means sending advertisement to your
business partners (which we do not do of course), uploading a scan of correspondence in the
server to send it by e-mail (i.e. via the SMTP server) is treated as processing.
Simply speaking, your company ENTRUSTS your incoming correspondence to us. If this is
an ordinary letter, e.g. from T-Mobile, you do not provide any personal data to us for
processing purposes. But if such an ordinary letter comes from “John Smith”, we must
process the personal data, i.e. “John Smith”, to inform you about the letter by inputting
such data into the electronic medium, i.e. a computer.
Typing the sentence “There is an ordinary letter from John Smith. Gdynia” and sending this
sentence via the Internet network made of many nodes means the processing of personal data you
entrusted to us because you ordered your correspondence handling to us.
Given the above, please print 2 counterparts of the following agreement, fill in the name, registered
office, unique taxpayer reference (NIP), registration number of your company, have the agreement
signed by a person/persons authorised to represent your business entity, and send everything to:
VSL-System
Al. Jerozolimskie 85 lokal 21
02-001 Warszawa
English - Personal Data Processing Agreement