Polityka ochrony prywatności
Niniejsza Polityka ochrony prywatności wyjaśnia, w jaki sposób chronimy i przetwarzamy dane osobowe oraz w jaki sposób można te dane zmienić, poprawić lub usunąć.
Administratorem danych osobowych jest VSL-SYSTEM sp. z o.o., KRS: 0000764453, REGON: 382150077, NIP: 5252775513, z siedzibą w Warszawie.
Prowadzimy działalność określaną popularnie jako wirtualne biuro, polegającą na zapewnianiu siedziby, adresu prowadzenia działalności lub adresu korespondencyjnego oraz usług pokrewnych.
Cel i podstawa wykorzystania danych osobowych
Dane osobowe zostały uzyskane przy podpisywaniu umowy oraz z ogólnodostępnych źródeł, takich jak KRS lub CEiDG. Są wykorzystywane w celu wykonania zawartej umowy oraz prowadzenia rozliczeń finansowych.
Z użyciem danych osobowych wykonujemy także obowiązki księgowe, podatkowe i prawne, w szczególności wystawianie faktur, przekazywanie dokumentów księgowych oraz realizację obowiązków wynikających z przepisów prawa.
VSL-SYSTEM sp. z o.o. jest również instytucją obowiązaną w rozumieniu przepisów ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.
Dane osobowe mogą być przechowywane:
• do czasu wygaśnięcia łączącej nas umowy,
• przez okres wymagany przepisami podatkowymi, księgowymi, administracyjnymi lub sądowymi,
• przez czas, w którym możliwe jest dochodzenie roszczeń,
• przez okres wymagany przepisami o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.
Jakie dane zbieramy w celu zawarcia umowy
W celu zawarcia umowy wymagamy danych wynikających z przepisów prawa, w szczególności ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.
Dane osoby fizycznej
• imię i nazwisko,
• posiadane obywatelstwa,
• numer PESEL lub data urodzenia,
• państwo urodzenia,
• seria i numer dokumentu tożsamości,
• adres zamieszkania,
• dane działalności gospodarczej, jeżeli osoba ją prowadzi.
Dane osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej
• nazwa firmy,
• forma organizacyjna,
• adres siedziby lub adres prowadzenia działalności,
• NIP lub dane zagranicznego rejestru,
• dane osób reprezentujących podmiot,
• dane beneficjentów rzeczywistych.
Dane pełnomocników i osób upoważnionych
Jeżeli umowę podpisuje pełnomocnik albo osoba upoważniona, możemy przetwarzać jej dane identyfikacyjne, w tym imię, nazwisko, obywatelstwo, numer PESEL lub datę urodzenia, państwo urodzenia oraz dane dokumentu tożsamości.
W przypadku osób upoważnionych do odbioru korespondencji przetwarzamy dane niezbędne do wykonania tej usługi. Dane osób trzecich muszą być podawane zgodnie z obowiązującym prawem i z poszanowaniem ich dóbr osobistych.
Skanowanie korespondencji
Jeżeli umowa obejmuje usługę skanowania korespondencji, wchodzimy w posiadanie skanów korespondencji. Skany te nie są analizowane, ale ze względu na swoją naturę występują w postaci cyfrowej.
Niezaszyfrowane skany PDF wysyłane na adres e-mail są usuwane tak szybko, jak to możliwe, zwykle do 7 dni. Następnie przechowywane są skany w postaci zaszyfrowanej.
W związku z obsługą korespondencji firmowej możemy mieć także dostęp do danych nadawców korespondencji, np. kontrahentów lub pracowników. W takim przypadku wymagamy podpisania umowy powierzenia danych osobowych.
Komu przekazujemy dane
Dane mogą być przekazywane wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonania umowy, obsługi prawnej, księgowej, technicznej lub wypełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa.
• dostawcy usług serwerowych, hostingowych, poczty e-mail i baz danych,
• dostawcy płatnej bramki SMS, jeżeli konieczne jest wysłanie powiadomienia,
• osobom zatrudnionym przez naszą firmę, które zobowiązały się do zachowania poufności,
• podmiotom windykacyjnym lub nabywającym wierzytelności, jeżeli faktury nie zostaną opłacone,
• biuru rachunkowemu oraz podmiotom obsługującym nas księgowo, podatkowo lub prawnie,
• uprawnionym organom państwowym, jeżeli wynika to z obowiązujących przepisów prawa.
Źródła danych
Dane mogą pochodzić bezpośrednio od Państwa, z zawartej umowy, z ogólnodostępnych baz takich jak CEiDG lub KRS, a także z informacji związanych z dokonywanymi płatnościami.
W przypadku płatności otrzymujemy informacje o tym, kto dokonał płatności oraz z jakiego rachunku bankowego środki zostały przekazane. Dane te są wykorzystywane wyłącznie w uzasadnionych celach, np. zwrotu nadpłaty lub wykonania obowiązków wobec organów państwowych.
Kraje, do których mogą trafić dane
Obecnie nasi podwykonawcy pochodzą z Polski, dlatego nie planujemy przekazywania danych poza obszar Polski, a tym bardziej poza obszar Unii Europejskiej.
Dane wykorzystywane do podejmowania decyzji
W trakcie wykonywania umowy możemy przetwarzać dane dotyczące wnoszenia lub braku wnoszenia opłat. Na tej podstawie może zostać podjęta decyzja o wypowiedzeniu umowy lub zaprzestaniu świadczenia usług, przy czym ostateczną decyzję podejmuje przedstawiciel naszej firmy.
Prawa dotyczące danych osobowych
Osobom, których dane dotyczą, przysługują w szczególności następujące prawa:
• prawo do poprawienia danych,
• prawo do usunięcia danych przetwarzanych bezpodstawnie,
• prawo do ograniczenia przetwarzania danych,
• prawo dostępu do danych i otrzymania ich kopii,
• prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych,
• prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
W celu skorzystania z powyższych praw można skontaktować się z nami elektronicznie, przez panel klienta lub drogą pocztową, wskazując, jakie dane mają zostać poprawione, zmienione, usunięte lub udostępnione.
Zabezpieczenie danych
Stosujemy środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń.
• dane w wersji fizycznej są zabezpieczone między innymi drzwiami antywłamaniowymi oraz alarmem,
• dane elektroniczne są chronione loginem, hasłem oraz szyfrowaniem transmisji SSL,
• regularnie tworzone są kopie zapasowe danych,
• pliki PDF ze skanami korespondencji są szyfrowane,
• komputery są zabezpieczone loginem, hasłem, zaporą sieciową oraz oprogramowaniem antywirusowym.
Pliki cookies
Integralną częścią zasad ochrony prywatności jest informacja dotycząca plików cookies publikowana na stronie internetowej.
Możliwość zmiany polityki ochrony prywatności
Zastrzegamy sobie możliwość zmiany niniejszego dokumentu. Uprawnienia wynikające z polityki ochrony prywatności nie zostaną ograniczone bez zgody osób, których dane dotyczą.
Dane kontaktowe
Dane kontaktowe naszej firmy znajdują się na stronie internetowej oraz w ogólnodostępnej bazie KRS pod numerem KRS 0000764453.
VSL-SYSTEM sp. z o.o.
Al. Jerozolimskie 85 lokal 21
02-001 Warszawa
E-mail: info@vsl-system.pl
ul. Mazowiecka 11 lokal 49
00-052 Warszawa
E-mail: mazowiecka@vsl-system.pl
ul. Złota 7 lok. 28
00-019 Warszawa
E-mail: zlota@vsl-system.pl
Bezpośredni kontakt do administratora danych osobowych:
administratordanychosobowych@vsl-system.pl