Віртуальний офіс VSL-System,
Варшава

Ціна віртуального офісу становить 59 злотих нетто на місяць.
Це базовий пакет, у якому ви отримуєте згоду на реєстрацію вашої компанії за нашою адресою, а також ми будемо інформувати вас електронною поштою про кореспонденцію, що надходить на вашу компанію. Додатково ви отримаєте 5 годин користування переговорними кімнатами на місяць безкоштовно.

У пакеті за 70 злотих нетто на місяць ми додатково будемо інформувати вас про кореспонденцію також через SMS, а не лише електронною поштою.

У пакеті за 79 злотих нетто на місяць ми додатково скануватимемо рекомендовані листи, завдяки чому ви знатимете їхній зміст.

У пакеті за 129 злотих нетто на місяць ми скануватимемо всі листи, які надходять на вашу адресу, а не лише рекомендовані.

Договір на віртуальний офіс укладається на невизначений термін з місячним терміном розірвання, а оплата здійснюється щомісяця.
Немає вимоги оплачувати за рік наперед.

Так, достатньо надіслати електронний лист до одного з наших віртуальних офісів із проханням надати зразок договору.

Серед наших трьох віртуальних офісів наразі рекомендуємо офіс за адресою вул. Złota 7, офіс 28, оскільки він новий (відкритий у 2023 році) та має коротку і професійну адресу. Впізнавану адресу також має віртуальний офіс за адресою al. Jerozolimskie 85, офіс 21.

Краще написати email і підписати договір за допомогою довіреного електронного підпису, який надає державний сервіс, оскільки такий підпис ставиться як печатка лише три рази, тоді як при підписанні ручкою потрібно ставити парафу на кожній сторінці договору. Крім того, договір досить довгий і має багато додатків, і необхідно підписати один примірник для себе, другий для нас, а третій — для податкової служби. Це означає багато парафування та роки зберігання друкованої версії. Тому рекомендуємо електронний довірений підпис і зберігання договору на кількох комп’ютерах, у резервних копіях тощо.

Так, ми постараємося відповісти якнайшвидше, наприклад протягом години. У кожному віртуальному офісі VSL-System працюють по дві особи: одна відповідає на електронні листи, а інша приймає кореспонденцію від листоноші. На жаль, іноді трапляється, що одна з осіб хворіє і не з’являється в офісі. У такому випадку відповідь на email може зайняти навіть кілька годин.

Рекомендуємо спочатку зареєструвати юридичну адресу компанії в KRS, обравши одну з трьох адрес, які ми пропонуємо, а вже потім написати нам email і в додатку надіслати виписку з KRS. Вибір адреси здійснюється з наступного переліку:

ul. Złota 7, офіс 28, 00-019 Warszawa
або Al. Jerozolimskie 85, офіс 21, 02-001 Warszawa
або ul. Mazowiecka 11, офіс 49, 00-052 Warszawa.

Так, просимо вказувати повну адресу.
Наприклад, замість:

Al. Jerozolimskie 85,
02-001 Warszawa

слід вказати:

Al. Jerozolimskie 85, офіс 21,
02-001 Warszawa.

Договір укладається на невизначений термін з місячним терміном розірвання, що відлічується до кінця місяця. Отже, відмовитися можна в будь-який момент, але в такому разі просимо якнайшвидше зняти компанію з реєстрації за нашою адресою.

Найкраще написати email із проханням надати зразок договору або одразу почати надавати дані компанії, на яку має бути укладений договір.
Не хвилюйтеся, якщо одразу не надасте всі дані. Працівник віртуального офісу уточнить у вас усю необхідну інформацію для договору.

У підсумку договір буде підготовлений у 3 файлах PDF, і ви або підпишете ці файли за допомогою довіреного електронного підпису на сайті:
https://www.gov.pl/web/gov/podpisz-dokument-elektronicznie-wykorzystaj-podpis-zaufany
або роздрукуєте їх і підпишете ручкою.

Звичайно, також можна прийти до нашого офісу та укласти договір на місці.

Не потрібно, оскільки все можна оплатити банківським переказом.

Так, у нас є термінали, і можна оплачувати банківською карткою.

Віртуальний офіс є повністю легальною послугою як у Польщі, так і у всьому світі.
На сьогодні у світі існує дуже багато віртуальних офісів.
Питання легальності детальніше пояснив адвокат Łukasz Cymerman.

Розташування наших віртуальних офісів — це історичні довоєнні кам’яниці в центрі Варшави, неподалік Палацу культури і науки, Центрального вокзалу та хмарочосів, таких як Varso Tower. Додатково, при вході до цих будівель розміщено багато вивісок різних компаній, що знаходяться в кам’яниці.

Так, власник VSL-System є власником приміщень, які пропонуються як віртуальні офіси, що вигідно відрізняє пропозицію VSL-System від інших на ринку.

Віртуальний офіс у світі часто називають реєстраційною адресою або юридичною адресою. Англійською це звучить як registered address або legal address. У Польщі найчастіше використовується термін «юридична адреса компанії».

Реєстраційна адреса — це фактично основна послуга віртуального офісу, але сама назва походить від ширшого поняття. Йдеться про місце, куди ви можете прийти і зареєструвати свою компанію або інший суб’єкт (підприємницьку діяльність, фонд, асоціацію, політичну партію тощо).

З іншого боку, для вас це офіс є віртуальним, оскільки вам не потрібно перебувати там щодня. Ви маєте таку можливість, адже переговорні кімнати доступні для вас, але немає обов’язку користуватися ними щоденно.

У цьому офісі нічого не належить вам чи вашій компанії. Там є обладнання, але воно не є власністю вашої компанії — вам не потрібно було за нього платити.

Якщо на адресу вашої компанії надходить кореспонденція, доставлена листоношею, кур’єром або працівником податкової служби, вона може бути оцифрована, тобто стати «віртуальною». Звідси і назва — віртуальний офіс.

Інші назви, що випливають із цих аспектів: віртуальна адреса, віртуальна юридична адреса, адреса для компанії, недорогий офіс, адреса юридичної особи, адреса для реєстрації, варшавська адреса, адреса для KRS, варшавська юридична адреса, бізнес-адреса, адреса для реєстрації компанії або оренда адреси.

Усі ці визначення випливають з того, що кожна компанія повинна мати юридичну адресу. Краще мати адресу у Варшаві, ніж у невеликому місті, і цю адресу потрібно зареєструвати в KRS у випадку компаній, фондів або асоціацій.

Варшавська адреса є престижною та впізнаваною. Усі західні корпорації мають свої офіси у Варшаві. Додатково, варшавські податкові органи обслуговують найбільшу кількість платників податків — як фізичних осіб, так і компаній (юридичних осіб), що означає, що вашою невеликою компанією ніхто не буде особливо цікавитися. У маленькому місті податковий інспектор може бути вашим сусідом або людиною, з якою ви випадково посварилися на перехресті, бо він підрізав вас на дорозі.

Найкраще написати до віртуального офісу, який обслуговує вашу компанію, email з тієї електронної адреси, яка раніше була вказана в договорі.

Рекомендовані листи — це листи, які реєструються. Це означає, що відправник, наприклад суд, державний орган чи інша установа, знає дату отримання листа віртуальним офісом. У змісті такого листа може бути зазначений строк, наприклад для адміністративного рішення або подання апеляції. Відлік цього строку починається з дня отримання листа працівником віртуального офісу від листоноші.

Звичайні листи — це ті, які теоретично могли б загубитися на пошті. Ніхто не має доказу, що вони були надіслані до вашої компанії. Звичайно, ми їх отримуємо від листоноші і не губимо навмисно. У таких листах часто надсилаються рахунки-фактури (VAT).

Якщо ви не перебуваєте у Варшаві, варто обрати хоча б пакет зі скануванням більш важливих, рекомендованих листів, щоб мати можливість вчасно відповісти, наприклад, на лист із суду.

Ми також можемо переслати листи з віртуального офісу на вашу адресу, але це рішення більше підходить для звичайних листів, оскільки з рекомендованими листами краще ознайомитися в день їх отримання.

Так. Ліміт становить 75 сторінок. Саме стільки сторінок ми скануємо в рамках абонементу, а кожна наступна сторінка коштує додатково 0,50 злотих нетто за сторінку.

Так, вартість становить 10 злотих нетто за листи обсягом до 20 сторінок. Якщо ж лист має дуже багато сторінок, то починаючи з 21-ї сторінки оплата становить 0,50 злотих нетто за кожну сторінку.

Повідомлення надсилається вже невдовзі після того, як листоноша виходить із приміщення. Це відбувається того ж дня, коли пошта була отримана працівником віртуального офісу, оскільки в рекомендованих листах можуть бути строки для оскарження, відповіді, набрання чинності тощо, і ви повинні одразу знати, що рекомендований лист був отриманий.

Так, у рамках пакетів віртуального офісу передбачено 5 годин безкоштовного користування переговорною кімнатою, а наступні години можна докупити за 10 злотих нетто за годину.

Адресу віртуального офісу можна використовувати всюди, де ви цього бажаєте. Насамперед це адреса для KRS, юридична адреса компанії, адреса для рахунків-фактур, адреса для кореспонденції, адреса на візитівках, адреса на вебсайті, адреса в правилах інтернет-магазину. Якщо ви є виробником певного товару, то адресу віртуального офісу можна також розмістити на етикетках, наклеєних на упаковку вашої продукції.

Тому важливо обрати таке віртуальне офіс, яке не зникне з ринку, адже інакше у вас залишаться етикетки з неактуальною адресою. Саме тому ми є власником приміщень, у яких працюють наші віртуальні офіси, щоб наша адреса і наша послуга залишалися в цих локаціях роками, а навіть десятиліттями.

Якщо назва вашої компанії — Firma X sp. z o.o., то після реєстрації адреси в KRS адреса вашої компанії буде такою ж, як адреса одного з наших віртуальних офісів, наприклад:

Firma X sp. z o.o.
ul. Złota 7, офіс 28
00-019 Warszawa

Дуже просимо вказувати як відправника вашу компанію з нашою адресою, а не нашу компанію VSL-System. Якщо відправлення буде повернене від отримувача, то саме ваша компанія повинна нести витрати за повернення, а не наша, оскільки це не ми надсилали відправлення.

Існує дуже багато негативних наслідків, якщо не оплатити рахунок за віртуальний офіс. Ви будете отримувати email-и та SMS із повідомленням про відсутність оплати, договір буде розірвано, віртуальний офіс перестане приймати листи, а також буде нарахована плата за бездоговірне користування адресою, яка становить подвійну вартість послуги віртуального офісу. У підсумку справа може дійти до стягнення заборгованості.

Податкова служба також може втрутитися і виключити таку компанію з реєстру платників ПДВ.

Негативні наслідки можуть бути різними, зокрема відсутність отримання кореспонденції є дуже небезпечною. Листоноша не зазначає на недоставлених листах, що компанія переїхала, а просто залишає повідомлення про вручення (авізо), оскільки це для нього зручніше. Якщо лист був із суду або від виконавчої служби, то такий авізований лист вважається доставленим. Це може призвести до набрання чинності невигідного рішення або до примусового стягнення.

Після періоду несплати, особливо на вимогу податкової служби, ви можете бути зацікавлені у відновленні договору. Плата за відновлення становить 30 злотих нетто, а також необхідно оплатити заборгованість — плату за бездоговірне користування адресою.

Отримана від імені вашої компанії кореспонденція може пересилатися автоматично або за запитом. Вартість пересилання становить 5 злотих плюс вартість відповідного відправлення Poczty Polskiej. Пересилання може здійснюватися, наприклад, щотижня, раз на два тижні або щомісяця — за індивідуальними домовленостями.

Працівники віртуального офісу VSL-System протягом 13 років помилилися менше ніж 5 разів. Це означає, що ймовірність помилки є дуже низькою. Однак завжди варто бути уважним, мати пакет із SMS-повідомленнями замість лише email-сповіщень про отримання рекомендованого листа, а у разі виявлення будь-якої помилки — швидко повідомити нас.

Ви можете додатково отримувати SMS про кореспонденцію, отриману від імені вашої компанії в нашому офісі. Це хороша опція, якщо ви побоюєтеся, що email із повідомленням потрапить у спам або взагалі не дійде. Водночас ви можете вказати кілька email-адрес із різних серверів.

Віртуальні офіси за адресами ul. Złota 7, офіс 28 та ul. Mazowiecka 11, офіс 49 розташовані досить близько один до одного в районі Śródmieście Północne. Загалом, на північ від Aleje Jerozolimskie знаходиться Śródmieście Północne, а на південь — Śródmieście Południowe. З західного боку район Śródmieście закінчується на Aleja Jana Pawła II, де починається район Wola. Межею Śródmieścia із заходу також є вулиця Chałubińskiego, за якою починається район Ochota.

Отже, віртуальний офіс за адресою Al. Jerozolimskie 85, офіс 21 розташований у районі Ochota, але все одно підпорядковується Податковій інспекції Warszawa – Śródmieście.

Віртуальні офіси за адресами ul. Złota 7, офіс 28 та ul. Mazowiecka 11, офіс 49 — з повідомленням про вручення слід звертатися до головного поштового відділення: Urząd Pocztowy Warszawa 1, ul. Świętokrzyska 31/33.

Віртуальний офіс за адресою Al. Jerozolimskie 85, офіс 21 — з повідомленням про вручення слід звертатися за адресою ul. Towarowa 5 — Urząd Pocztowy Warszawa 22, ul. Towarowa 5.

На кожному повідомленні про вручення є штамп пошти з конкретною адресою, тому варто перевірити, чи дійсно потрібно звертатися саме до вищезазначених відділень, особливо якщо повідомлення стосується посилки.

ZUS, до якого належить віртуальний офіс за адресою Al. Jerozolimskie 85, офіс 21, знаходиться за адресою ul. Orzeszkowej 14, 02-374 Warszawa.

ZUS, до якого належать віртуальні офіси за адресами ul. Złota 7, офіс 28 та ul. Mazowiecka 11, офіс 49, знаходиться за адресою ul. Senatorska 6/8, 00-917 Warszawa.

Однак, вирішуючи справи в ZUS, слід уточнити, за якою саме адресою потрібно з’явитися, оскільки інколи у складніших справах потрібно йти на ul. Senatorska, навіть якщо формально ви підпорядковуєтеся ZUS на ul. Orzeszkowej, оскільки одне — це Відділення, а друге (на Orzeszkowej) — Інспекторат.

Відділення має вищий рівень, ніж Інспекторат.

ZUS I Oddział w Warszawie
00-917 Warszawa, ul. Senatorska 6/8
Територіальний охоплення:
місто Warszawa — райони: Śródmieście
(для віртуальних офісів ul. Złota 7, офіс 28 та ul. Mazowiecka 11, офіс 49)

ZUS Inspektorat Warszawa-Ochota
(підпорядковується: ZUS I Oddział w Warszawie)
02-374 Warszawa, ul. E. Orzeszkowej 14
(для віртуального офісу Al. Jerozolimskie 85, офіс 21)

Найпростіше — написати email з адреси, вказаної в договорі, що ви розриваєте договір із дотриманням передбаченого строку розірвання. Також можна написати нам через панель клієнта.

Строк розірвання становить трохи більше ніж один місяць, оскільки він є місячним із набранням чинності наприкінці наступного місяця.