Польське товариство з обмеженою відповідальністю, тобто spółka z ograniczoną odpowiedzialnością або sp. z o.o., не зобов’язане орендувати традиційний офіс лише для того, щоб мати адресу, зазначену в Національному судовому реєстрі — KRS. Якщо характер діяльності не вимагає щоденного користування постійним офісом, складом, кабінетом або пунктом обслуговування клієнтів, практичним рішенням може бути укладення договору з оператором віртуального офісу.
Віртуальні адреси часто обирають товариства, що працюють у сфері професійних послуг, електронної комерції, консалтингу, маркетингу, програмування, посередництва та інших видів бізнесу, якими можна керувати дистанційно. Члени правління можуть працювати з різних місць, тоді як кореспонденція, адресована товариству, надходить на одну постійну бізнес-адресу.
На практиці найважливіше, щоб товариство мало законну підставу для користування обраною адресою, а кореспонденцію можна було фактично отримувати за цією адресою. Договір із професійним оператором повинен чітко підтверджувати право товариства використовувати адресу для реєстраційних цілей, а також визначати правила обслуговування листів, посилок і документів, що надходять на ім’я товариства.
Найважливіша відповідь:
Так, польське товариство з обмеженою відповідальністю може використовувати віртуальний офіс як адресу, зазначену в KRS. Однак це не означає, що достатньо знайти будь-яку адресу в інтернеті. Товариство повинно укласти відповідний договір, мати право користуватися конкретною адресою та забезпечити фактичне отримання кореспонденції, адресованої цьому товариству.
Що віртуальний офіс надає товариству з обмеженою відповідальністю?
Основна послуга полягає в наданні товариству точної адреси, яку можна використовувати під час реєстрації та подальшого ведення діяльності. Залежно від обраного пакета послуга також може включати отримання кореспонденції, повідомлення клієнта про нові відправлення, сканування документів, зберігання листів, пересилання пошти на іншу адресу та доступ до переговорних кімнат.
Завдяки цьому товариство не повинно утримувати приміщення, яке більшу частину часу залишалося б невикористаним. Водночас воно має постійну контактну адресу, за якою можна отримувати кореспонденцію від реєстраційного суду, податкової служби, банків, судів, юридичних фірм і ділових партнерів.
Професійний віртуальний офіс не слід розглядати виключно як можливість зазначити назву вулиці та номер приміщення в KRS. Не менш важливими є щоденне обслуговування кореспонденції та оперативне передавання інформації особам, які керують товариством. Практичні принципи роботи такої послуги ми докладно описали в посібнику про те, як працює віртуальний офіс .
Місце знаходження товариства та його повна адреса — це не одне й те саме
Під час створення товариства важливо розрізняти два поняття, які в повсякденному спілкуванні часто використовуються як взаємозамінні: місце знаходження товариства та його повну адресу. З юридичного погляду вони означають різні речі.
Місцем знаходження товариства є населений пункт, наприклад Варшава, Краків або Познань. Саме цей населений пункт зазначається в договорі товариства. Повна адреса включає назву вулиці, номер будинку, номер приміщення та поштовий індекс. Ця адреса повідомляється Національному судовому реєстру.
| Поняття | Приклад | Де зазначається? |
|---|---|---|
| Місце знаходження товариства | Варшава | у договорі товариства та в KRS |
| Повна адреса товариства | вул. Злота, 7, приміщення 28, 00-019 Варшава | у даних товариства, зазначених у KRS |
Ця відмінність має практичне значення під час зміни місця діяльності. Якщо товариство переїжджає за іншою адресою, але залишається у Варшаві, населений пункт, який є місцем знаходження товариства, не змінюється. Адресу в реєстрі необхідно оновити, але це, як правило, не є перенесенням місця знаходження товариства з Варшави до іншого міста.
Саме тому в договорі товариства зазвичай зазначають лише населений пункт без конкретної назви вулиці та номера приміщення. Це дозволяє в майбутньому змінити офіс у межах того самого міста без необхідності змінювати положення договору, яке визначає місце знаходження товариства.
Чи можна обрати віртуальну адресу ще до реєстрації товариства?
Так. На практиці договір щодо використання адреси найкраще підготувати ще до подання заяви про внесення нового товариства до KRS. Завдяки цьому засновники від самого початку знають, яку саме назву вулиці, номер будинку та номер приміщення потрібно зазначити в реєстраційних документах.
Перед підписанням договору необхідно перевірити, чи дозволяє оператор використовувати адресу для реєстрації польського товариства з обмеженою відповідальністю, а не лише для отримання кореспонденції. У договорі повинні бути чітко зазначені конкретне приміщення, строк надання послуги та її обсяг.
Важливо також визначити, хто укладає договір до завершення реєстрації товариства. Нове польське товариство з обмеженою відповідальністю набуває статусу юридичної особи лише після внесення до KRS. Однак із моменту укладення договору товариства воно може функціонувати як товариство з обмеженою відповідальністю в організації. Спосіб підписання документів повинен відповідати етапу реєстрації та застосовним правилам представництва.
Якщо товариство вже зареєстроване, договір з оператором віртуального офісу повинні підписати особи, уповноважені представляти його відповідно до запису в KRS. Підпису одного учасника або будь-якого окремого члена правління не завжди буде достатньо. Застосовуються правила представництва, установлені для конкретного товариства.
Хто повинен підписати договір з оператором віртуального офісу?
Спосіб підписання договору залежить насамперед від того, чи товариство вже внесене до KRS. Якщо польське товариство з обмеженою відповідальністю вже зареєстроване, договір повинні підписати особи, уповноважені представляти його відповідно до актуальних даних, зазначених у реєстрі.
В одному товаристві може бути достатньо підпису одного члена правління, тоді як в іншому необхідна спільна дія двох членів правління або члена правління разом із прокуристом. Сам факт володіння частками товариства не означає автоматично, що учасник може самостійно укладати від його імені всі договори.
Якщо товариство ще перебуває на етапі створення, необхідно враховувати поточний етап реєстрації та правила представництва, що діють до внесення до KRS. Документи слід підготувати так, щоб після реєстрації не виникало сумнівів щодо того, хто уклав договір і на якій підставі товариство користується адресою.
Докладніше про те, хто може належним чином підписувати документи від імені товариства, можна прочитати в нашій статті про представництво товариства з обмеженою відповідальністю під час укладення договорів .
Товариство слід реєструвати за повною адресою з урахуванням номера приміщення
Під час заповнення заяви до KRS необхідно використовувати повну адресу, зазначену в договорі з оператором віртуального офісу. Це означає, що не слід обмежуватися лише назвою вулиці та номером будинку, якщо адреса також містить окремий номер приміщення.
Важливо під час реєстрації товариства:
Клієнт VSL-System повинен зазначити в реєстраційних документах точно таку саму адресу, яка міститься в договорі, включно з номером приміщення. Наприклад, якщо в договорі вказано вул. Злота, 7, приміщення 28, 00-019 Варшава, товариство слід зареєструвати за цією повною адресою, а не лише за адресою «вул. Злота, 7».
Відсутність номера приміщення може спричинити розбіжність між даними, зазначеними в KRS, і документом, що підтверджує право товариства користуватися адресою. Це також може ускладнити правильне віднесення кореспонденції до конкретного товариства, особливо в будівлі з великою кількістю приміщень і зареєстрованих суб’єктів.
Надалі повну адресу слід послідовно використовувати в договорах, рахунках-фактурах, на вебсайті товариства, у підписах електронної пошти та в даних, що передаються банкам, контрагентам і державним органам. Узгодженість інформації зменшує ризик помилок і полегшує ідентифікацію товариства.
Чи повинно правління щодня перебувати за адресою товариства?
Члени правління не зобов’язані щодня працювати за адресою, зазначеною в KRS. У багатьох товариствах правління виконує свої обов’язки дистанційно, проводить зустрічі в різних місцях або працює без постійного офісу, призначеного для щоденної роботи.
Адреса товариства виконує насамперед реєстраційну, контактну та кореспонденційну функції. Однак це не означає, що вона може бути суто фіктивною. За вказаною адресою повинно існувати реальне приміщення, а кореспонденція, адресована товариству, має фактично отримуватися та передаватися особам, відповідальним за його діяльність.
Щоденна робота товариства може виконуватися в іншому місці. Наприклад, правління може працювати з дому, працівники — дистанційно, а бухгалтерська документація може зберігатися в зовнішній бухгалтерській компанії. Це не змінює обов’язку товариства мати актуальну та належним чином обслуговувану адресу в реєстрі.
Як обслуговується кореспонденція, адресована товариству?
На адресу товариства можуть надходити листи з Національного судового реєстру, податкової служби, судів, банків, юридичних компаній, страхових установ і від ділових партнерів. Частина кореспонденції може стосуватися строків, пропущення яких має юридичні або фінансові наслідки, тому ефективне обслуговування вхідної пошти має велике значення.
Після отримання відправлення оператор повинен правильно віднести його до відповідного товариства та повідомити клієнта про надходження. Залежно від обраного пакета документ можна забрати особисто, залишити на зберігання, відсканувати або переслати на адресу, зазначену клієнтом.
У VSL-System ми не стягуємо додаткової плати лише через те, що товариство отримує більшу кількість листів або посилок. Кореспонденція зберігається стільки часу, скільки потрібно клієнту, а пакети, що включають сканування, передбачають ліміт до 75 сторінок формату A4.
Якщо до офісу надходить особливо об’ємний документ, перед початком сканування ми зв’язуємося з клієнтом. Правління може вирішити, чи потрібна цифрова копія всього документа, чи достатньо відсканувати лише вибрані сторінки. Це допомагає уникнути непотрібного сканування та дозволяє товариству контролювати спосіб обслуговування своїх документів.
Чи може віртуальна адреса ускладнити реєстрацію товариства як платника ПДВ?
Товариство, яке користується віртуальним офісом, може подати реєстраційну заяву VAT-R. У формі зазначається, зокрема, адреса місцезнаходження товариства, тому подані дані повинні відповідати інформації, внесеній до KRS, а також договору, укладеному з оператором віртуального офісу.
Податкова служба може перевіряти дані товариства, характер запланованої діяльності, можливість зв’язку з особами, які його представляють, а також документи, що підтверджують право користування адресою. Тому правління повинно подбати про наявність чинного договору, правильний опис діяльності та готовність надати інформацію про спосіб ведення бізнесу.
Сам факт користування віртуальним офісом не звільняє товариство від обов’язку надавати достовірні відомості про свою діяльність. Також не слід розглядати віртуальну адресу як заміну складу, кабінету, майстерні або виробничого приміщення, якщо характер бізнесу вимагає наявності такого місця.
Докладніше про податкові питання, необхідні документи та безпечне користування адресою можна прочитати в нашому посібнику про те, чи є віртуальний офіс законним .
Чи може банк попросити товариство надати документ щодо адреси?
Під час відкриття банківського рахунку для товариства банк може попросити надати додаткову інформацію про суб’єкта, його діяльність, осіб, уповноважених на представництво, а також адресу. Перелік необхідних документів залежить від процедур конкретної установи та індивідуальної ситуації клієнта.
Тому чинний договір з віртуальним офісом варто зберігати в місці, до якого правління має легкий доступ. Документ може знадобитися не лише під час контакту з банком, а й у відносинах із бухгалтерською компанією, платіжним оператором, державним органом, юридичною фірмою або контрагентом, який перевіряє товариство.
Документи, які варто зберігати:
✔ договір з оператором віртуального офісу,
✔ додатки із зазначенням повної адреси та номера приміщення,
✔ документи, що підтверджують правила представництва товариства,
✔ підтвердження оплати послуги,
✔ листування щодо продовження або зміни договору.
Дані, які надаються банку, повинні відповідати запису в KRS. Якщо товариство зареєстроване за повною адресою з номером приміщення, точно таку саму адресу необхідно зазначати й у банківських документах. Пропуск номера приміщення може спричинити непотрібні розбіжності під час перевірки.
Чи може за однією адресою бути зареєстровано багато товариств?
Суть професійного віртуального офісу полягає в обслуговуванні багатьох незалежних підприємців, які користуються одним приміщенням. Тому за тією самою адресою може бути зареєстрована більша кількість товариств, фізичних осіб-підприємців, фондів та інших організацій.
Сама кількість суб’єктів, зареєстрованих за певною адресою, не визначає якість або безпеку послуги. Значно важливіше, чи за вказаною адресою існує реальне приміщення, чи має оператор законну підставу користуватися ним і чи його працівники правильно отримують та розподіляють кореспонденцію між окремими клієнтами.
Саме тому так важливо зазначати повну адресу разом із номером приміщення. Лист, адресований лише на номер будинку, може потрапити до іншого офісу, на головну рецепцію будівлі або до іншої організації. Номер приміщення полегшує правильне вручення та ідентифікацію одержувача.
Надійний оператор повинен мати процедури, які дозволяють розрізняти товариства зі схожими назвами, реєструвати отримані відправлення та повідомляти відповідних клієнтів про нову кореспонденцію. Важливою є також безперервність обслуговування — лист не повинен залишатися без уваги лише через відсутність конкретного працівника.
Чи варто перевірити, хто є власником приміщення віртуального офісу?
Перед укладенням договору варто з’ясувати, на якій підставі оператор користується приміщенням. Він може бути власником нерухомості або орендарем, який має право надавати в ній послуги віртуального офісу. Найважливіше, щоб його правова ситуація була стабільною та дозволяла клієнтам безпечно користуватися адресою.
Якщо оператор користується приміщенням на підставі договору оренди, варто звернути увагу на стабільність такого рішення. Раптова втрата права користування приміщенням може змусити всі зареєстровані там товариства швидко змінити адресу, оновити записи в KRS та повідомити банки, державні органи й контрагентів.
Це не означає, що надійну послугу може надавати лише власник нерухомості. Важливими є прозорість, належно підготовлені документи та реальна можливість довгострокового користування приміщенням. Докладніше цю тему ми розглядаємо у статті про те, чи варто перевірити, хто є власником приміщення віртуального офісу .
Чи може товариство користуватися переговорною кімнатою за своєю адресою?
Віртуальна адреса не обов’язково означає повну відсутність доступу до фізичного офісного простору. Професійні оператори можуть надавати клієнтам переговорні кімнати для зустрічей із контрагентами, бухгалтерами, юристами, кандидатами на роботу або членами органів товариства.
Можливість організувати зустріч за адресою, зазначеною в KRS, може бути корисною під час ділових переговорів або візиту контрагента, який хоче зустрітися за місцезнаходженням товариства. Перед підписанням договору варто перевірити, чи оператор дійсно має відповідні приміщення, скільки годин входить до пакета та як відбувається бронювання.
Кожен пакет VSL-System включає 5 годин користування переговорними кімнатами щомісяця. Клієнти можуть проводити зустрічі в приміщеннях, доступних у наших трьох локаціях у центрі Варшави. Докладнішу інформацію можна знайти на сторінці переговорні кімнати в центрі Варшави .
Що відбувається після припинення договору з віртуальним офісом?
Припинення договору з оператором не призводить до автоматичної зміни даних товариства в Національному судовому реєстрі. Правління повинно заздалегідь обрати нову адресу, отримати право користуватися нею, а потім повідомити про зміну відповідний реєстр.
Не слід залишати в KRS адресу, право користування якою товариство вже втратило. Після завершення співпраці попередній оператор не зобов’язаний безстроково отримувати кореспонденцію для колишнього клієнта. Листи із судів, податкової служби, банків або від контрагентів можуть і надалі надходити за старою адресою, якщо товариство своєчасно не оновить реєстраційні дані.
Перед припиненням договору варто:
✔ обрати нову адресу та отримати право користуватися нею,
✔ повідомити KRS про зміну адреси товариства,
✔ перевірити, чи потрібно оновити додаткові податкові дані за формою NIP-8,
✔ повідомити банк, бухгалтерську компанію та основних контрагентів,
✔ оновити адресу на вебсайті, рахунках-фактурах і документах товариства,
✔ узгодити порядок обслуговування кореспонденції протягом перехідного періоду.
Якщо нова адреса залишається в межах міста, зазначеного в договорі товариства як його місцезнаходження, зазвичай змінюється лише повна адреса, внесена до реєстру. Інакше виглядає ситуація, коли товариство переносить місцезнаходження, наприклад із Варшави до Кракова. У такому разі може знадобитися також зміна відповідного положення договору товариства.
Як вибрати віртуальний офіс для товариства з обмеженою відповідальністю?
Під час вибору адреси для товариства не варто керуватися лише найнижчою ціною. Договір може діяти протягом багатьох років, а за обраною адресою надходитиме важлива кореспонденція. Зміна оператора також означає необхідність оновлення даних у реєстрі та документах, якими користується товариство.
Перед підписанням договору варто перевірити, чи має оператор реальне приміщення, постійний персонал і процедури правильного віднесення кореспонденції до окремих клієнтів. Також важливо переконатися, що адреса містить конкретний номер приміщення та що саме така повна адреса буде зазначена в договорі.
✔ перевірте повну адресу разом із номером приміщення,
✔ з’ясуйте, чи можна використовувати адресу для реєстрації в KRS та реєстрації платником ПДВ,
✔ перевірте правила отримання рекомендованих листів, судової кореспонденції та кур’єрських посилок,
✔ запитайте про повідомлення та можливість сканування кореспонденції,
✔ перевірте, як довго можуть зберігатися листи,
✔ з’ясуйте, чи впливає кількість листів або посилок на вартість послуги,
✔ перевірте доступність переговорних кімнат і порядок їх бронювання,
✔ ознайомтеся з умовами припинення та продовження договору,
✔ переконайтеся, що всі додаткові платежі чітко описані.
Важливою є також стабільність оператора. Адреса товариства зазначається в KRS, договорах, банківських документах, базах контрагентів і матеріалах компанії. Тому варто обрати офіс, який працює протягом тривалого часу та має стабільну правову підставу для користування приміщеннями, які пропонує клієнтам.
Підприємці, які шукають адресу у столиці, можуть докладніше ознайомитися з нашою послугою віртуальна адреса для бізнесу у Варшаві . Незалежно від обраного варіанта товариство слід реєструвати за повною адресою, зазначеною в договорі, включно з номером приміщення.
Віртуальна адреса для товариства — які суб’єкти можуть нею користуватися?
Фраза «віртуальна адреса для товариства» найчастіше асоціюється з польським товариством з обмеженою відповідальністю. Однак послуга не обмежується лише цією організаційно-правовою формою. Професійною адресою та обслуговуванням кореспонденції можуть користуватися також інші суб’єкти, якщо характер їхньої діяльності не вимагає утримання окремого операційного приміщення.
Віртуальну адресу можуть використовувати, зокрема:
✔ польське товариство з обмеженою відповідальністю,
✔ просте акціонерне товариство,
✔ акціонерне товариство,
✔ повне товариство,
✔ професійне товариство,
✔ командитне товариство,
✔ командитно-акціонерне товариство,
✔ фонд,
✔ громадське об’єднання,
✔ сімейний фонд.
Кожен із цих суб’єктів повинен мати документ, що підтверджує право користуватися конкретною адресою. Водночас порядок реєстрації, компетентний реєстр, правила представництва та перелік даних у відповідних формах можуть відрізнятися залежно від організаційно-правової форми.
Господарські товариства зазвичай вносяться до KRS, тоді як польський сімейний фонд реєструється в окремому Реєстрі сімейних фондів. Незалежно від виду суб’єкта необхідно використовувати повну адресу, зазначену в договорі з оператором, включно з номером приміщення, якщо він є частиною адреси.
Чи може польський сімейний фонд користуватися адресою віртуального офісу?
Сімейний фонд також повинен мати місцезнаходження та повну адресу. Ці дані зазначаються під час реєстрації. Загалом фонд може користуватися адресою, наданою на підставі договору з оператором віртуального офісу, якщо має право використовувати її та за цією адресою можна фактично отримувати кореспонденцію.
Таке рішення може бути практичним, якщо засновник, бенефіціари, члени правління, юридичні радники та бухгалтерська служба працюють у різних місцях. Тоді фонд отримує одну постійну адресу, за якою можуть надходити документи з реєстраційного суду, державних органів, банків, юридичних фірм та інших установ.
Польські сімейні фонди не вносяться до звичайного реєстру підприємців у межах KRS. Для них ведеться окремий Реєстр сімейних фондів. У реєстраційних формах передбачені окремі поля для населеного пункту, вулиці, номера будинку, номера приміщення та поштового індексу.
Адреса сімейного фонду у VSL-System:
Фонд слід зареєструвати за повною адресою, зазначеною в договорі. Якщо документ містить, наприклад, адресу вул. Злота, 7, приміщення 28, 00-019 Варшава, у реєстраційній заяві також необхідно вказати номер приміщення. Не слід скорочувати адресу лише до назви вулиці та номера будинку.
Віртуальний офіс надає адресу та забезпечує обслуговування кореспонденції, але не замінює приміщення, необхідного для зберігання майна, ведення окремої документації або виконання діяльності, яка потребує іншого виду простору. Перед вибором пакета варто визначити, яку кореспонденцію отримуватиме фонд і кого слід повідомляти про нові відправлення.
Віртуальна адреса не завжди замінює приміщення, необхідне для ведення діяльності
Віртуальний офіс добре підходить як реєстраційна, кореспонденційна та адміністративна адреса. Однак це не означає, що він може замінити кожне місце, яким користується товариство. Якщо діяльність вимагає складу, майстерні, кабінету, магазину, закладу громадського харчування або приміщення, що відповідає спеціальним технічним вимогам, підприємець повинен забезпечити відповідний об’єкт.
Товариство може мати зареєстровану адресу у віртуальному офісі, а склад, торговельну точку або виробниче приміщення — в іншому місці. Відповідні адреси слід повідомляти там, де цього вимагають правила та форми, що стосуються конкретного виду діяльності товариства.
Найпоширеніші запитання про віртуальну адресу для польського товариства з обмеженою відповідальністю
Чи можна зареєструвати польське товариство з обмеженою відповідальністю за адресою житлового приміщення?
Польське товариство з обмеженою відповідальністю може користуватися адресою житлового приміщення, якщо має відповідну правову підставу та щодо конкретної нерухомості не діють обмеження, які унеможливлюють таке використання. Однак для частини підприємців незручними можуть бути публікація приватної адреси у відкритому реєстрі, отримання ділової кореспонденції вдома та поєднання особистого життя з діяльністю товариства.
Віртуальний офіс дозволяє відокремити приватну адресу учасника або члена правління від офіційної адреси товариства. Це особливо корисно, коли бізнесом керують дистанційно, а відповідальні особи не хочуть повідомляти свою домашню адресу контрагентам та іншим зацікавленим особам.
Чи повинен учасник проживати в місті, де знаходиться товариство?
Учасник польського товариства з обмеженою відповідальністю не повинен проживати в населеному пункті, зазначеному як місцезнаходження товариства. Наприклад, товариство може мати місцезнаходження у Варшаві, тоді як його учасники проживають в інших регіонах Польщі або за кордоном.
Найважливішими є належне функціонування товариства, отримання кореспонденції та можливість зв’язатися з особами, уповноваженими представляти його. Зареєстрована адреса товариства не визначає місця проживання його учасників або членів правління.
Чи може член правління проживати за кордоном?
Член правління може проживати за межами Польщі. У такій ситуації особливо важливими стають ефективна система повідомлень та можливість сканування документів. Правління повинно швидко отримувати інформацію про важливу кореспонденцію без необхідності регулярно приїжджати до Варшави.
Водночас слід пам’ятати, що адреса товариства не замінює особистих адрес членів правління, якщо такі адреси необхідно зазначити в окремих документах або провадженнях. Віртуальний офіс надає адресу юридичній особі, але не стає автоматично приватною адресою для вручення документів кожній особі, пов’язаній із товариством.
Чи може одна особа зареєструвати кілька власних товариств за тією самою адресою?
Як правило, кілька товариств, що належать одній особі, можуть користуватися тією самою адресою віртуального офісу. Однак кожен суб’єкт повинен бути охоплений відповідним договором і мати право користуватися адресою.
Оператор повинен знати, для яких саме товариств він уповноважений отримувати кореспонденцію. Договір, укладений для одного суб’єкта, не слід вважати автоматичним дозволом на реєстрацію за тією самою адресою всіх інших товариств, що належать тому самому учаснику.
Чи потрібно зазначати адресу віртуального офісу в рахунках-фактурах?
Дані, які товариство використовує в рахунках-фактурах та інших ділових документах, повинні відповідати його актуальним реєстраційним даним. Якщо товариство користується адресою віртуального офісу, зазначеною в KRS, цю саму адресу слід послідовно використовувати в документації компанії.
Необхідно зазначати повну адресу разом із номером приміщення. Наприклад, товариство, зареєстроване за адресою вул. Злота, 7, приміщення 28, не повинно скорочувати її до «вул. Злота, 7», оскільки це не є повною адресою, указаною в договорі.
Чи потрібно зазначати адресу товариства на його вебсайті?
Обсяг інформації, яку необхідно розміщувати на вебсайті, залежить, зокрема, від виду діяльності та призначення сторінки. Товариства також використовують свої дані в правилах надання послуг, інформації про продавця, підписах електронної пошти та документах, що надсилаються клієнтам.
У кожному разі варто дбати про узгодженість. Якщо в KRS зазначена повна адреса з номером приміщення, саме такий запис слід використовувати в усіх місцях, де товариство публікує свої офіційні дані.
Чи може віртуальний офіс отримувати судову кореспонденцію?
На адресу товариства можуть надходити листи із судів та інших установ. Можливість отримання конкретного відправлення залежить від його виду, способу адресування та чинних правил вручення. Оператор повинен мати процедури обслуговування рекомендованої кореспонденції та належним чином повідомляти клієнта про отримані відправлення.
Правління не повинно відкладати перевірку інформації про нові листи. Судова та офіційна кореспонденція може стосуватися важливих строків, тому повідомлення з віртуального офісу слід сприймати так само серйозно, як листи, отримані у традиційному офісі.
Чи може адреса польського сімейного фонду знаходитися у віртуальному офісі?
Польський сімейний фонд може користуватися адресою, наданою на підставі договору з оператором віртуального офісу, якщо це відповідає його потребам і за цією адресою можна фактично отримувати кореспонденцію. Таке рішення може бути корисним, коли засновник, правління, бенефіціари та радники працюють у різних місцях, а фонд потребує однієї постійної адміністративної адреси.
Також у цьому випадку необхідно використовувати повну адресу разом із номером приміщення. Адреса, зазначена в реєстраційній формі, повинна відповідати адресі в договорі з оператором віртуального офісу.
Чи підходить віртуальний офіс кожному польському товариству з обмеженою відповідальністю?
Віртуальний офіс може бути практичним рішенням для товариства, яке дистанційно надає послуги, керує інтернет-магазином, співпрацює з підрядниками або не потребує постійного робочого місця для правління та працівників. Він дозволяє зменшити витрати на утримання невикористаного приміщення, водночас забезпечуючи постійну бізнес-адресу та обслуговування кореспонденції.
Однак цього рішення буде недостатньо для компанії, якій потрібні склад, пункт обслуговування клієнтів, кабінет, майстерня або інше приміщення, пристосоване до фактичного ведення діяльності. У такому разі віртуальна адреса може залишатися реєстраційною та кореспонденційною адресою товариства, тоді як операційна діяльність здійснюватиметься в інших місцях.
Віртуальний офіс може бути особливо корисним, якщо:
✔ товариством керують дистанційно,
✔ учасники та члени правління проживають у різних місцях,
✔ компанія не приймає клієнтів щодня за своєю зареєстрованою адресою,
✔ потрібна постійна адреса для реєстрації в KRS та отримання кореспонденції,
✔ підприємець хоче відокремити приватну адресу від бізнес-адреси,
✔ переговорна кімната потрібна лише час від часу,
✔ важливими є сканування документів і зберігання кореспонденції.
Підсумок
Польське товариство з обмеженою відповідальністю може користуватися адресою віртуального офісу та зазначити її в Національному судовому реєстрі. Однак воно повинно укласти відповідний договір, користуватися реально існуючим приміщенням і забезпечити ефективне обслуговування адресованої йому кореспонденції.
Під час реєстрації необхідно використовувати повну адресу, зазначену в договорі, включно з номером приміщення. Це саме правило застосовується під час надання даних банкам, державним органам і контрагентам, а також під час оформлення рахунків-фактур та інших документів. Узгодженість адреси полегшує ідентифікацію товариства та зменшує ризик проблем із врученням кореспонденції.
Віртуальну адресу можуть використовувати не лише товариства з обмеженою відповідальністю, а й інші господарські товариства, фонди, громадські об’єднання та польські сімейні фонди. Кожен суб’єкт повинен мати власну правову підставу для користування адресою та дотримуватися правил реєстрації й представництва, установлених для його організаційно-правової форми.
VSL-System пропонує віртуальний офіс у Варшаві у трьох центральних локаціях: на вул. Злотій, 7, в Єрусалимських Алеях, 85 та на вул. Мазовецькій, 11. У кожному договорі зазначається повна адреса разом із номером приміщення, який потім необхідно правильно вказати під час реєстрації товариства або фонду.
Перед вибором пакета варто порівняти правила обслуговування кореспонденції, можливість сканування документів, доступ до переговорних кімнат і строк дії договору. Докладний перелік доступних послуг представлено в нашому прайс-листі віртуального офісу .