Problemy związane z elektroniczną rejestracją spółki

1. Po pierwsze - założyciele muszą korzystać z wzorca umowy spółki, który daje bardzo ograniczone możliwości regulowania stosunków między wspólnikami. Wzorzec co prawda zawiera punkty, przy których wspólnicy mogą wybrać pomiędzy dwoma lub więcej wariantami ich brzmienia, ale swoboda wyboru nie jest tutaj duża. W tej sytuacji, wspólnicy mogą jednak skorzystać z następującego rozwiązania – dokonać zmiany umowy spółki, co możliwe jest już po jej zarejestrowaniu; art. 157(1) §4 k.s.h. Zmiana ta wymaga formy aktu notarialnego. Ponadto podczas pierwszej zmiany umowy spółki zoo utworzonej z wykorzystaniem urzędowego wzorca umowy notariusz w formie aktu notarialnego będzie zobowiązany do sporządzenia jednolitego tekstu umowy spółki (uwzględniającego zmiany).

Przykład z wirtualnego biura: wspólnicy chcieliby zapisać w umowie spółki, iż udziały pewnego wspólnika są uprzywilejowane co do głosu lub dywidendy. Wzorzec umowy spółki takiej możliwości nie przewiduje. Wspólnicy mogą więc albo od razu zawrzeć umowę spółki zoo i zarejestrować ją drogą tradycyjną
( co jednak znacznie wydłuży czas oczekiwania na rejestrację ) albo też zarejestrować ją za pomocą systemu S24 i po zarejestrowaniu udać się do notariusza w celu zmiany umowy spółki, tak, aby zawierała ona regulacje dotyczące uprzywilejowania udziałów. Rozwiązanie drugie jest o tyle korzystne, że od momentu rejestracji spółka może już prowadzić działalność.

Można sobie zadać pytanie – po co w takim razie rejestrować spółkę przez Internet
i potem i tak iść do notariusza by zmienić umowę, kiedy można po prostu od razu iść do notariusza
i nie tracić czasu na rejestrację elektroniczną? Otóż elektroniczna rejestracja umożliwia bardzo szybkie powstanie spółki. Od momentu wpisu spółka zoo jest pełnoprawnym uczestnikiem obrotu, posiada osobowość prawną, a jej wspólnicy nie odpowiadają za zobowiązania spółki. Zatem możne normalnie funkcjonować na rynku, zaciągać zobowiązania, wystawiać faktury, odprowadzać podatki i to już w okresie od wpisu do rejestru do zmiany umowy spółki u notariusza jak i od zmiany do jej zarejestrowania. Tymczasem, gdyby wspólnicy wybrali tradycyjny sposób założenia spółki, musieliby podpisać umowę spółki u notariusza i czekać na jej rejestrację około 2 miesięcy. W międzyczasie – od momentu podpisania umowy do dnia zarejestrowania - spółka byłaby tylko spółką w organizacji, a ta konstrukcja prawna rodzi sporo problemów w praktyce.

2. Po drugie – przy zakładaniu spółki zoo przez Internet nie ma możliwości wnoszenia aportów
( wkładów niepieniężnych ). Wynika to z art. 158 §1(1) k.s.h., zgodnie z którym, w przypadku spółki, której umowę zawarto przy wykorzystaniu wzorca umowy na pokrycie kapitału zakładowego wnosi się wyłącznie wkłady pieniężne. Jeśli wspólnicy chcą wnieść aporty, to muszą tego dokonać już po wpisie spółki do rejestru podwyższenia kapitału zakładowego i pokrycia podwyższenia wkładem niepieniężnym. Oczywiście możliwe jest również pokrycie wkładów w podwyższanym kapitale zakładowym wkładami pieniężnymi.

Przykład z wirtualnego biura: Wspólnicy chcą wnieść następujące wkłady do spółki: wspólnik X 10 tys., wspólnik Y 10 tys., zaś wspólnik Z domenę internetową. Wkłady wspólników X i Y są to wkłady pieniężne,
zaś wkład wspólnika Z jest wkładem niepieniężnym. Rejestrując spółkę przez Internet, możliwe jest jedynie wniesienie wkładów pieniężnych. Tak więc swoje wkłady na tym etapie mogą wnieść jedynie wspólnik X i Y. Wniesienie domeny internetowej jako wkładu wspólnika Z będzie wymagało podwyższenia kapitału zakładowego po zarejestrowaniu spółki ( np. z 5 tys. zł do 7 tys. zł ) i pokrycia podwyższenia wkładem w postaci niepieniężnym przez wspólnika Z. Wkładem tym będzie domena internetowa. Oczywiście podwyższenie kapitału zakładowego, wymaga zmiany umowy spółki ( konieczne zatem będzie zachowanie procedury opisanej w pkt 1 ).

3. Niejasny status podmiotu pomiędzy zawarciem umowy spółki a jego wpisem do rejestru.
Co prawda w zamyśle ustawodawcy czas ten miał wynosić 24 godziny, ale w praktyce zajmuje to znacznie dłużej. Zatem de facto od momentu zawarcia umowy spółki do momentu jej rejestracji będziemy mieli do czynienia ze spółką w organizacji. Taki wniosek jest jednoznaczny w świetle art. 161 §1 k.s.h., zgodnie z którym z chwilą zawarcia umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością powstaje spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji. Przepis nie różnicuje, czy zawarcie umowy ma się odbyć drogą tradycyjną czy też drogą elektroniczną, z użyciem wzorca, zatem również w tym drugim wypadku ma on zastosowanie.

4. Wątpliwości budzi także poziom bezpieczeństwa systemu S24. W zasadzie osoba nieuprawniona, dysponując np. skradzionym dowodem osobistym jest w stanie powołać do życia spółkę zoo, podszywając się pod istniejącego w systemie PESEL założyciela ( do założenia spółki zoo wystarczy nr dowodu osobistego i PESEL ). Ustawodawca nie wprowadził jakiegokolwiek mechanizmu weryfikacji użytkownika, chociażby np. wysyłania listu na podany przez niego adres zamieszkania z danymi do logowania w celu weryfikacji autentyczności danych na koncie. Oczywiście wydłużyłoby to nieco czas rejestracji spółek,
ale takie zabezpieczenia są standardem stosowanym przez serwisy internetowe, które starają się wzbudzić
w swoich użytkownikach pewien poziom wiarygodności. Dziwi ich brak w urzędowym systemie służącym
do założenia spółki zoo, z powstaniem której wiążą się tak istotne skutki prawne zarówno z zakresu prawa cywilnego, prawa spółek, jak i prawa podatkowego czy rachunkowości. Te same zastrzeżenia dotyczą faktu, iż podpisywanie dokumentów następuje jedynie przez opatrzenie ich zwykłym podpisem elektronicznym, który nie gwarantuje ani prawdziwości podpisanego dokumentu, ani jego autentyczności ani wiarygodności.