Kwestia obsługi przesyłek kurierskich w biurze wirtualnym

wirtualne biuro a przesyłki kurierskie


Z przesyłkami kurierskimi pod adresem wirtualnego biura w Warszawie wiążą się dwie kwestie.

Jak można się domyślić jedna kwestia dotyczy przesyłek przychodzących, druga kwestia przesyłek wychodzących, które Państwo zamawiacie.

1. Kwestia przesyłek przychodzących do wirtualnego biura


Przesyłki kurierskie są odbierane w godzinach pracy biura.

Jeśli do Państwa nie dotarła przesyłka kurierska to w pierwszej kolejności prosimy wyjaśnić sprawę
z nadawcą oraz z firmą kurierską.
Poniżej zostanie opisana sytuacja, w której pewnie część z Państwa od razu by stwierdziła, że to wirtualne biuro nie odebrało przesyłki, tymczasem rzeczywistość może być kompletnie inna.

Otóż na jedną z naszych własnych spółek ( VSL Development ) zamówiliśmy paczkę na allegro,
którą opłaciliśmy przez płatności allegro.
Po tygodniu zorientowaliśmy się, że paczka nie przyszła. Okazało się, że powstały tu dwa błędy.
Jeden po stronie nadawcy a drugi po stronie firmy kurierskiej.

Dlatego właśnie w pierwszej kolejności to z tymi podmiotami należy zacząć dyskurs jeśli nie przychodzi paczka.

Nadawca, mimo wpłaty przez allegro przysłał paczkę za pobraniem ( tzw. COD ), gdyż się po prostu pomylił.
Kurier przyszedł za wcześnie, o 8:19 zamiast o 9-tej i stwierdził, że przecież nie będzie czekać do otwarcia biura ani przyjeżdzać ponownie tylko najlepiej jak zwróci paczkę do nadawcy z adnotacją, że nikt jej nie chciał odebrać, bo przecież była za pobraniem a oni tam w tym wirtualnym biurze to zazwyczaj nie odbierają paczek za pobraniem.
Ze względu na te dwa błędy firmy kurierskiej i nadawcy najprawdopodobniej nigdy byśmy się nie dowiedzieli, że ktoś w ogóle próbował dostarczyć nam paczkę.

Odbiór paczek pobraniowych jest w biurze wirtualnym też możliwy.
Są klienci, którzy zostawiają nam pieniądze na opłacenie pobrania i wtedy paczkę pobraniową odbieramy. Natomiast w innym przypadku kurier powinien przynieść paczkę do biura a nie ot tak sobie ją zwrócić,
gdyż my chcemy poinformować klienta, że była do niego paczka pobraniowa. Klient może przecież zadzwonić do firmy kurierskiej, aby przyniosła paczkę jeszcze raz i w tym samym czasie zostawić
nam na nią pieniądze.

Poniżej zrzut z systemu DPD potwierdzający powyższy opis. Słowo COD oznacza pobranie pocztowe.

paczka kurierska dpd wirtualne biuro

2. Kwestia przesyłek wychodzących z wirtualnego biura



a ) jak adresować swoje przesyłki wychodzące


Firma VSL-System nie wysyła kurierskich przesyłek wychodzących.

Wszelkie dosyłki Państwa poczty wysyłamy za pomocą Poczty Polskiej.
Natomiast jeśli chcecie Państwo aby po Państwa pocztę przyszła firma kurierska to można zamówić ją sobie przez internet. Przykładowa, sprawdzona przez nas aplikacja znajduje się pod adresem wysylajtaniej.pl

Można tam zamówić kuriera firmy UPS za 19,99 zł brutto oraz Kolporter w jeszcze niższej cenie.
Za przesyłkę płaci się online szybkim przelewem bankowym lub kartą płatniczą ( może być karta debetowa wypukła ). Po opłaceniu przesyłki ( czyli po paru sekundach ) otrzymujemy PDF z listem przewozowym,
który można wysłać na email biura wirtualnego. Faktura w tej aplikacji generowana jest na koniec miesiąca.

I tu jako wirtualne biuro mamy jedną, ale bardzo ważną uwagę. Prosimy po stronie "Nadawca" wpisywać nazwę Państwa firmy a nie naszej.
To Państwa firma zarejestrowana na al. Jerozolimskich jest odpowiedzialna za przesyłkę.
To Państwa firmie należeć się będzie ubezpieczenie, jeśli przesyłka zaginie w firmie kurierskiej.
To Państwa firma może być ścigana przez firmy windykacyjne jeśli odbiorca przesyłki nigdy przesyłki nie odbierze.

W szczególności należy podkreślić fakt, iż jeśli odbiorca przesyłki nigdy nie odbierze tej przesyłki to ona się zwraca do nadawcy.

Zwraca się, ale nie za darmo.

Jeśli jako nadawca widnieje VSL-System to potem na VSL-System zaczynają przychodzić wezwania
do zapłaty w sprawie paczek, których myśmy nie nadawali.


W obec powyższego możemy wydawać jedynie przesyłki kurierskie wychodzące, jeśli kurier zamawiany będzie na nazwę Państwa firmy a nie naszej.

Również numer NIP musi być podany dla firmy kurierskiej ten od Państwa firmy a nie od naszej firmy VSL-System czy VSL Development.

Poniżej przykład wezwania do zapłaty ponad 400 zł, gdyż jeden z klientów założył sobie konto w firmie FEDEX podając NIP od VSL Development.

wezwanie od prawnika FEDEX

Jakby takiego przykładu było mało to bez problemu jesteśmy w stanie znaleźć kolejny.

Firma zamówiła sobie kuriera POCZTEX podając jako nadawcę VSL-System.
Kurier zabrał przesyłkę. Po jakimś czasie okazało się, iż przesyłki nie odebrał wskazany na paczce odbiorca.

Przesyłka powędrowała do magazynów Pocztexu i Poczty Polskiej w miejscowości Koluszki, gdzie znajduje się skład wszystkich nieodebranych przesyłek w Polsce.

Oczywiście składowanie przesyłki lub jej zwracanie nie odbywa się za darmo.

Ponieważ jako nadawca był wymieniony VSL-System ( wirtualne biuro ) to właśnie ta firma dostała przedsądowe wezwanie do zapłaty, które pokazujemy niżej.


pocztex wezwanie na wirtualne biuro

wirtualne biuro blankiet pocztex

b ) samowolka pracowników firm kurierskich


Pełną samowolkę reprezentuje w szczególności kurier DPD opisany w punkcie 1 niniejszej strony.
Jak wiadomo potrafił on zwrócić paczkę podejmując samemu decyzję, że wirtualne biuro na pewno nie przyjmuje paczek za pobraniem. Jest to w dodatku nieprawda, gdyż mamy klientów zostawiających nam pieniądze na pobranie pocztowe.

Do kolejnych samowolek kurierskich należą :

  • wpisywanie, że pod adresem wirtualnego biura nie ma takiej firmy jak Państwa firma,
    bo tam jest VSL-System, czyli kurier nie raczy wejść do lokalu i dowiedzieć się o cokolwiek
    tylko dokonuje samowolki. Samowolka ta jest o tyle dziwna, iż do naszych klientów przychodzą każdego dnia jakieś przesyłki kurierskie. Nie są one adresowane na VSL-System tylko na np.
    XXX sp. z o.o., YYY sp. z o.o., ZZZ sp. z o.o. i tak dalej.

    Kurier dokonuje więc świadomej samowolki nie pójścia po paczkę wiedząc jednocześnie, że pod adresem wirtualnego biura jest wiele firm a nie tylko firma VSL-System;
  • wpisywanie, że paczka, po którą przyszedł kurier nie jest gotowa do odbioru.
    Samowolka ta następuje wtedy, gdy kurier danego dnia był już pod adresem
    wirtualnego biura - dostarczał tam jakąś paczkę albo coś zabierał - i nie zamierza
    już pod ten adres jechać ponownie.

    Samowolkę tą stosuje właśnie ten kurier DPD, który nie przyniósł paczki za pobraniem.

Jeden kurier, nie będziemy tu pisać jakiej firmy, używając wielu przekleństw
( "ku....", "wyje.....ne" itp. ) wyjaśnił nam zresztą swoją sytuację tzn. niskie zarobki, długie godziny pracy
( 6-20 ) oraz to, że ma właśnie "wyje....ne" w stosunku do zamawiania kuriera o 16tej,
jeśli biuro jest czynne do 16:30.

Należy tu nadmienić, iż w przeciwieństwie do pracowników firm kurierskich, pracownicy wirtualnego biura nie pracują ponad ogólnie przyjęte normy czasowe, są dobrze opłacani a przygotowanie paczki do odbioru trwa około 15 sekund. Jest to wyjecie listów z przegródki, włożenie
do koperty ochronnej, wydruk listu przewozowego, położenie całości na biurku.

15 sekund. Podejrzewam, iż czas taki osiąga nawet wytresowana małpa.
Z drugiej strony dobrze opłacony pracownik nie zamierza na złość nie przygotować przesyłki,
aby tylko klient na pewno jej nie dostał.

c ) kiedy zamówić kuriera do wirtualnego biura


Z naszych obserwacji wynika, iż kuriera najlepiej jest zamówić dzień wcześniej niż ma nastąpić odbiór paczki.

Czyli dzień wcześniej ( chociażby wieczorem ) tworzymy list przewozowy w jakiejś aplikacji
np. wysylajtaniej.pl posyłamy go na e-mail wirtualnego biura z wytłumaczeniem, której firmy listy dać do koperty ochronnej i następnego dnia przychodzi po to kurier.

Zamawiając kuriera najlepiej wskazać godziny 10-15 na odbiór przesyłki,
tak by nie zdarzyło się, iż kurier o 9.00 stoi pod drzwiami, albo spóźniony przychodzi na 17-tą.

Zamawiając kuriera po południu, jeszcze na ten sam dzień ryzykujemy, iż padniemy ofiarą wyżej opisanego cwaniactwa i samowolki słabo opłacanych i przemęczonych kurierów.
Co gorsze osoba, która padła ofiarą tego cwaniactwa, czyli wpisano jej w systemie firmy kurierskiej "przesyłka niegotowa do odbioru", musiała użerać się z firmą kurierską,
by cofnięto jej opłatę karną za tą ponoć niegotową przesyłkę.
Opłata karna tego typu nazywa się "pusty przejazd".
Problem w tym, iż przejazdu nie ma żadnego a jest jedynie samowolka.