Wirtualne biuro a rejestracja firmy do VAT

Autorem artykułu dla wirtualnego biura jest radca prawny Jakub Bonowicz.

Radca Prawny Jakub Bonowicz prowadzi Kancelarię w Łodzi i Piotrkowie Trybunalskim, ale sprawy obsługuje również w Warszawie oraz innych miastach na terenie kraju.

Kancelaria świadczy pomoc prawną dla przedsiębiorców z zakresu prawa podatkowego, gospodarczego, cywilnego, prawa własności intelektualnej, autorskiego oraz prawa e-commerce, a także pomoc w prowadzeniu sporów z organami podatkowymi i organami administracji, w tym również usługi reprezentacji przed tymi organami jak i sądami administracyjnymi ( wojewódzkimi sądami administracyjnymi i Naczelnym Sądem Administracyjnym ).

Jeśli potrzebujesz pomocy, skontaktuj się przez ten formularz :

FORMULARZ DO RADCY PRAWNEGO : ZADAJ PYTANIE RADCY PRAWNEMU .

Nie było jeszcze w naszym wirtualnym biurze problemów z rejestracją firmy do VAT,
ale wolimy dmuchać na zimne.

Niniejszy artykuł ma odpowiedzieć na pytanie czy jeśli rejestrowana jest firma pod adresem wirtualnego biura to urząd skarbowy może odmówić rejestracji firmy jako płatnika VAT.
Sytuacje takie się u nas, w naszym wirtualnym biurze w Warszawie, co prawda nie zdażały,
ale od czasu do czasu telefonująca do nas osoba, która chce zostać naszym klientem takie pytanie zadaje. Pora więc na odpowiedź.
Dodatkowo w prasie pojawił się artykuł 1 lipca 2013 roku "Skarbówka dręczy przedsiębiorców",
Dziennik Gazeta Prawna, do którego również chcemy się ustosunkować.

Z artykułu, z własnych informacji od wirtualnego biura w Katowicach oraz z własnych kontaktów z Urzędem Skarbowym Warszawa Wola ( należy tutaj jasno podkreślić, iż nasze wirtualne biuro w Warszawie nie podlega pod Urząd Skarbowy Warszawa Wola oraz na dzień pisania tego artykułu nie było u nas problemu z rejestracją do VAT - przypis prezesa spółki obsługującej wirtualne biuro ) wyłania się problem,
gdy przedsiębiorca próbuje zarejestrować spółkę jako podatnika VAT. Otóż organy podatkowe żądają uzupełnienia wniosku poprzez podanie faktycznego miejsca wykonywania działalności, która ma podlegać opodatkowaniu podatkiem VAT.

Czasami ma również miejsce taka sytuacja, że urząd skarbowy w długim terminie nie wydaje decyzji
o zarejestrowaniu, po czym przedsiębiorca, poirytowany bezczynnością organu, osobiście wybiera się
do siedziby urzędu w celu rejestracji. Na miejscu okazuje się, że trzeba podpisać oświadczenie
o przedmiocie działalności spółki, jak i podać "faktyczny" adres wykonywania działalności.

Przykładowo, spółce budowlanej podobno odmówiono rejestracji do VAT ( nie dotyczy to rejestracji siedziby w KRS ) w biurze wirtualnym, ponieważ zdaniem urzędniczki, tego typu firma nie może mieć biura wirtualnego. W związku z tym przedsiębiorcy najczęściej wpisują do oświadczenia, iż firma działa w internecie ( co jest zgodne z prawdą, bo każda firma obecnie musi działać przecież w internecie ).

Jako uzasadnienie dla odmowy i żądania uzupełnienia wniosku, urzędy skarbowe podają komplikacje
z rozliczeniem podatku VAT, ponieważ według urzędu skarbowego w jednej ze spraw, adres danego biura wirtualnego ma jedynie służyć jako adres korespondencyjny, nie będąc tym samym rzeczywistym adresem prowadzonej działalności. Urząd Skarbowy Warszawa Wola a w zasadzie jego urzędniczki podnosiły też kwestie płacenia za parkometr w centrum Warszawy ( w rejonie Urzędu Warszawa Wola brak jest parkometrów ). Urzędniczki twierdziły, iż muszą wydawać na parkometr z własnej kieszeni a po wydaniu na parkometr okazuje się, że w siedzibie spółki nie zastano zarządu tylko wirtualne biuro.

Nawiązuje do tego artykuł z 1 lipca 2013 roku "Skarbówka dręczy przedsiębiorców" ( Dziennik Gazeta Prawna ) - mowa jest o tym, iż wirtualne biuro jest niekorzystne dla urzędu skarbowego, ponieważ urząd nie może przeprowadzić kontroli.

Pytamy więc radcę prawnego Pana Jakuba Bonowicza jak to powinno być z tym VAT-em.

Czy w świetle powyższych ustaleń stanowisko organów podatkowych jest uprawnione ?

Ustawa o podatku od towarów i usług stanowi w art. 3, iż właściwym dla podatnika urzędem skarbowym
jest ten, w którego obszarze podatnik będzie dokonywał czynności podlegających opodatkowaniu VAT. Jeżeli zatem dany podmiot będzie chciał zarejestrować się jako podatnik VAT, powinien w określonym ustawowo terminie (tj. przed pierwszym dniem dokonania czynności podlegającej opodatkowaniu podatkiem VAT) złożyć wniosek o zarejestrowanie, czyli tzw. zgłoszenie rejestracyjne, o którym mowa w art. 96 ustawy o podatku od towarów i usług. Jeżeli termin zostanie zachowany a podmiot spełnia warunki dla bycia podatnikiem, to Naczelnik Urzędu Skarbowego obligatoryjnie rejestruje podatnika jako podatnik VAT.

Rejestracja dokonywana jest na podstawie formalnego wniosku określonego w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 5.04.2004 r. w sprawie wzorów dokumentów, tj. tzw. druku VAT- R.

VAT-R przykład wypełnienia

Podany wyżej przykład argumentacji organu podatkowego, iż spółka nie może się zarejestrować
jako podatnik VAT, gdyż sama jeszcze nie wie, gdzie będzie dokonywała czynności opodatkowanych podatkiem VAT, jest niewłaściwe.

Prawo bowiem nie zabrania takim spółkom rejestracji, np. w celu odliczenia podatku od niektórych zakupionych usług czy towarów. Jak wskazuje orzecznictwo, braki formalne wniosku w postaci niewypełnienia wszystkich koniecznych rubryk skutkować będzie wezwaniem przez organ podatkowy
do uzupełnienia braków w terminie 7 dni pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpoznania.
Jeżeli więc w omawianej sprawie podawano jako siedzibę dane biuro wirtualne, to nie istnieje podstawa prawna, która dawałaby Naczelnikowi Urzędu Skarbowego możliwość dla odmowy rejestracji lub wezwania do usunięcia braków w takiej sytuacji. Takie działanie jest sprzeczne z obowiązującymi przepisami,
co dodatkowo wyrażone zostało w wyroku Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej z 14 marca 2013 r. (sygn. C-527/11), w sprawie, która dotyczyła odmowy wpisania do rejestru podatników VAT łotewskiej spółki Abblessio SIA.

Organy podatkowe w rzeczonej sprawie podnosiły, iż istnieje wobec tej spółki obawa, iż będzie ona popełniać oszustwa podatkowe. Trybunał stwierdził m.in.: Artykuły 213, 214 i 273 dyrektywy Rady 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej należy interpretować w ten sposób, że stoją one na przeszkodzie temu, by organ skarbowy państwa członkowskiego odmawiał nadania numeru identyfikacji podatkowej do celów podatku od wartości dodanej spółce z tego tylko powodu, że w mniemaniu tego organu nie posiada ona środków materialnych, technicznych i finansowych do wykonywania zgłaszanej działalności gospodarczej oraz że właścicielowi udziałów tej spółki uprzednio wielokrotnie nadawano taki numer dla innych przedsiębiorstw, które nie prowadziły rzeczywistej działalności gospodarczej oraz których udziały były przekazywane innym osobom wkrótce po otrzymaniu rzeczonego numeru, jeżeli dany organ skarbowy nie ustali, w świetle obiektywnych czynników, że istnieją poważne przesłanki pozwalające podejrzewać, iż nadany numer identyfikacji podatkowej do celów podatku od wartości dodanej zostanie wykorzystany do popełnienia oszustwa.

Do sądu odsyłającego należy dokonanie oceny, czy wskazany organ skarbowy przedstawił poważne przesłanki istnienia groźby oszustwa w sprawie będącej przedmiotem postępowania głównego.

Z wykładni zaprezentowanej powyżej niezbicie wynika, że organ podatkowy może odmówić rejestracji podmiotu jako podatnika VAT tylko i wyłącznie w razie zaistnienia istotnych, obiektywnych przesłanek skłaniających do uznania, że dane przedsiębiorstwo zostanie utworzone w celu popełniana oszustw.

A contrario więc organ podatkowy nie może odmówić rejestracji tylko dlatego, że np. w jego mniemaniu brak jest miejsca w biurze, by móc odbywać spotkania z klientami.

Trybunał podkreślił, iż przepisy dyrektywy unijnej mają pełnić funkcję ochronną przed decyzjami organów podatkowych, które na podstawie subiektywnych odczuć miałyby odmawiać dokonania rejestracji podatnika.

Zdaniem Trybunału, sam fakt nieposiadania przez podatnika środków materialnych, technicznych i finansowych do wykonywania zgłaszanej działalności gospodarczej nie wystarczy do wykazania prawdopodobieństwa, że podatnik ten zamierza popełnić oszustwo podatkowe. Jednak nie można wykluczyć, że tego rodzaju okoliczności w zestawieniu z innymi obiektywnymi czynnikami rodzącymi podejrzenia zamiaru popełnienia oszustwa przez podatnika mogą stanowić przesłanki, które należy wziąć pod uwagę w ramach całościowej oceny ryzyka oszustwa.

Podstawą dla wezwania do uzupełnienia wniosku w zakresie rejestracji jako podatnik VAT jest, jak sądzi część prawników, Krajowy Plan Dyscypliny Finansowej na 2013 r. Podkreślono w nim ryzyko rejestracji podatników w biurach wirtualnych z uwagi na możliwe nadużycia i oszustwa podatkowe. Część organów podatkowych odmawia zatem rejestracji jako podatnika VAT, by przeciwdziałać temu ryzyku. Urzędy skarbowe w wielu miastach warunkują więc rejestrację od takich czynników, jak faktyczne wynajmowanie choć części powierzchni biurowej, wymagają też np. stwierdzenia, że pod danym adresem zarząd konkretnej spółki będzie zbierał się w celu podejmowania decyzji.

Należy podkreślić, że w świetle prawa stawianie takich wymogów jest co najmniej kontrowersyjne, na co wskazuje cytowane wyżej orzeczenie Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej. Nie można bowiem, na podstawie subiektywnych przekonań urzędnika, w oparciu
o ogólnikowe wytyczne Ministra Finansów, dokonywać takich posunięć, które uniemożliwiają
lub co najmniej utrudniają wielu podmiotom prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie sprzedaży usług i towarów.

Samo podejrzenie, że rejestracja ma na celu dokonywanie oszustw podatkowych, bez wsparcia konkretnymi dowodami, pozostaje bowiem gołosłowne i nie może być samoistną przesłanką dla odmowy rejestracji.

Ponadto, słusznie wskazuje się, że brak w języku prawniczym dziedziny prawa podatkowego takiego sformułowania jak "miejsce faktycznego dokonywania czynności podlegających opodatkowaniu".

W przypadku wielu podmiotów bowiem, które jeszcze nie rozpoczęły właściwej działalności gospodarczej, możliwe jest ich zarejestrowanie, by mogły np. odliczyć koszty wyremontowania biura lub zakupu kserokopiarki. Może być również tak, że przedsiębiorca najpierw chce zarejestrować działalność jako podatnik w danym miejscu i dopiero po fakcie rejestracji pozyskać kontrahentów, z którymi może przecież dokonywać transakcji w różnych miejscach kraju i niekoniecznie w siedzibie swojej spółki.

Przyjęcie odmiennych wniosków prowadziłoby do absurdu, że działalność gospodarczą można prowadzić wyłącznie w miejscu, gdzie firma ma swoją siedzibę.

Argumentowanie zaś, że dany lokal biurowy nie posiada np. dość miejsca, by móc przeprowadzić zebranie zarządu spółki, jest zupełnie błędne w świetle orzeczenia Trybunału.
Z wyroku tego jasno wynika, że nieposiadanie materialnych, lub technicznych możliwości w mniemaniu organu podatkowego nie jest dostatecznym powodem dla odmowy zarejestrowania lub żądania uzupełnienia wniosku.

Na jakiej więc podstawie urząd może twierdzić, że np. jeden pracownik biurowy jest lub nie jest w stanie obsłużyć korespondencji 10 zarejestrowanych w danym biurze wirtualnym podmiotów ?

Podatnikowi, który znalazł się w sytuacji odmowy zarejestrowania jako podatnika VAT, konieczności uzupełnienia wniosku lub też nie wydano decyzji w ogóle, powinien skorzystać ze środków ochrony prawnej, przewidzianych przez prawo.

Po pierwsze więc, jeżeli organ nie wyda decyzji w sprawie, na co najczęściej ma 1 miesiąc, petentowi przysługuje na gruncie art. 141 Ordynacji Podatkowej, skarga na bezczynność do organu podatkowego wyższego stopnia, a więc w tej sprawie do Dyrektora Izby Skarbowej.
Może on nakazać dodatkowy termin na załatwienie sprawy oraz zażądać wyjaśnienia przyczyn i ustalenie osób winnych naruszeniu terminu. Jeśli i to nie poskutkuje, podatnik może wnieść skargę na bezczynność organu do wojewódzkiego sadu administracyjnego właściwego ze względu na siedzibę organu podatkowego. Jeżeli wydano decyzję odmowną, to osobie przysługuje odwołanie od decyzji do organu odwoławczego jest nim również Dyrektor Izby Skarbowej.

Załatwienie sprawy w postępowaniu odwoławczym powinno nastąpić w terminie 2 miesięcy od dnia otrzymania odwołania przez organ odwoławczy, a w razie przeprowadzenia rozprawy termin ten wydłuża się do 3 miesięcy.

Odwołanie w postępowaniu podatkowym ma sformalizowany charakter, zgodnie z art. 222 Ordynacji podatkowej musi zawierać zarzuty przeciw decyzji, określać istotę i zakres żądania będącego przedmiotem odwołania oraz wskazywać dowody uzasadniające to żądanie (stąd winno ono być sporządzone przez prawnika lub doradcę podatkowego). Skargę na decyzję organu odwoławczego można z kolei złożyć w terminie 30 dni od doręczenia decyzji do sądu administracyjnego. Warto również zauważyć, że na gruncie art. 142 Ordynacji Podatkowej pracownik, który nie załatwił sprawy w terminie, może ponieść odpowiedzialność dyscyplinarną oraz inną, przewidzianą przepisami ustawy. Przepis ten daje podstawę dla zawiadomienia urzędu kontroli skarbowej o bezczynności danego urzędu skarbowego, dzięki czemu może zostać przeprowadzone postępowanie kontrolne wobec urzędu skarbowego.